Verjetno vam ni treba povedati, da lahko v Excelu enostavno preslikate velike količine slik in drugih podatkov. Toda ali ste vedeli, da lahko tudi vnos teh podatkov precej olajšate? Vse, kar morate storiti, je, da "sestavite" vnosni obrazec.
Nasvet 01: Zakaj?
Zakaj bi ustvarili vnosni obrazec, če lahko podatke preprosto vnesete tudi neposredno v Excel? Res je, da je Excel za to zelo primeren, toda če ste s programom sodelovali več kot enkrat, boste ugotovili tudi, da včasih ni zelo praktično, če bi morali najprej klikniti celice, nenamerno klikniti napačno celico in tako na. Iskanje podatkov v velikem Excelovem dokumentu je včasih lahko tudi težavno. Izpolnjeni obrazec lahko naredi vse te stvari veliko bolj učinkovite. Vnos je veliko hitrejši, lahko ste prepričani, da vse izpolnite na enak način, nikoli ne pozabite polja in lahko tudi vnesene podatke zelo enostavno iščete. Torej začnite!
Nasvet 02: gumb Dodaj
Kljub temu, da je tak obrazec priročen, Excel privzeto te možnosti sploh ne prikaže. Da ga bomo lahko uporabljali, bomo morali zato najprej dodati gumb zanj v orodno vrstico za hitri dostop (orodna vrstica na samem vrhu, med drugim tudi možnost samodejnega shranjevanja). Z desno miškino tipko kliknite kateri koli gumb v tem meniju in nato kliknite Prilagodite orodno vrstico za hitri dostop. Privzeto vidite spodaj Izberite naloge, možnost Priljubljene naloge izbrano. Kliknite ta spustni meni in nato kliknite Vse naloge. Zdaj se pomaknite, dokler ne vidite možnosti Oblika in nato kliknite Dodaj in končno naprej v redu. Zdaj je v orodni vrstici za hitri dostop dodan gumb, s katerim lahko uporabite obrazec.
Prepričajte se, da Excel ve, kaj storiti z vašimi vrednostmi Nasvet 03: Organizirajte mizo
Z obrazcem lahko preprosto vnesete podatke v svoj Excel dokument. Toda Excel seveda ne more prebrati vaših misli in v resnici nima pojma, kaj natančno je treba vključiti v obrazec. Na srečo vam ni treba programirati, da bi se to zgodilo; vse kar morate storiti je, da navedete, iz katerih informacij bo sestavljena vaša tabela / dokument. Recimo, da smo vodja združenja (nogomet, gledališče, ples, če želite sami) in smo ravnokar imeli uspešen dan sprehoda, ko je več kot 200 ljudi izpolnilo prijavnico. Te obrazce želimo uvesti čim bolj učinkovito. Torej to bomo storili z (digitalnim) obrazcem v Excelu. Za to moramo najprej navesti iz vsakega elementa, ki ga bo sestavljala tabela podatkov. V našem primeru so to: Ime, Priimek, Datum rojstva, Telefonska številka, E-poštni naslov in Želeni datum začetka. Seveda so ti naslovi lahko karkoli se vam zdi, to je zgolj za naš primer.
Nasvet 04: Lastnosti celic
Pomemben naslednji korak je opredelitev lastnosti celice. Uporabite lahko obrazec, ki ga bomo ustvarili, ne da bi ga definirali, če pa želite, da se podatki, ki jih vnesete, prikažejo pravilno, je pomembno, da Excel poveste, katere podatke vnašate. V našem primeru izberemo stolpec Ime in Priimek in z desno miškino tipko kliknite Lastnosti celic. Potem izberemo Besedilo, ker imamo tukaj opravka z navadnim besedilom. Nato naredimo enako za stolpec Datum rojstva tam pa izberemo lastnino Datum. Tako Excel natančno sporočimo, kakšna vsebina bo v katerem stolpcu. Mimogrede, tisto, čemur pravimo stolpec v tem članku, je seveda lahko tudi vrstica, ker lahko tudi glave namestite v prvi stolpec namesto v prvo vrstico, karkoli želite.
Na koncu damo tabeli uradno postavitev tabele, to naredimo tako, da izberemo stolpce (ali vrstice) in nato kliknemo Začni in nato naprej Oblikuj kot tabelo pod naslovom Slogi. Seveda lahko popolnoma določite, katero obliko izberete.
Nasvet 05: ustvarite obrazec
Excel zdaj natančno ve, iz katerih elementov je sestavljena naša tabela in kako naj oblikuje to vsebino. Zaradi tega je po otroško enostavno začeti ustvarjati svojo obliko zdaj. Vsaj uspelo je, pritisnete na gumb. Izberite vse naslove, ki ste jih pravkar ustvarili, in kliknite gumb Oblika ki ste ga sami dodali v orodno vrstico Hiter dostop. Če ste v nasvetu 4 preskočili korak formatiranja (navsezadnje smo rekli, da je to mogoče in dovoljeno), se pojavi nekaj, kar je videti kot sporočilo o napaki, v resnici pa vam program preprosto ponudi nekaj nasvetov in možnosti. kliknite na v redu. Če ste celicam dodali obliko tabele, bo Excel natančno vedel, kaj od njega pričakujete, in to sporočilo se ne bo pojavilo. Zdaj se bo prikazal majhen meni in videli boste, da vnosna polja tega menija ustrezajo naslovom, ki ste jih ustvarili za svojo tabelo. Ne skrbite, če ste v glavi naredili tipkarsko napako: to lahko enostavno prilagodite, nato pa se bo vaša sprememba takoj odrazila v vašem obrazcu.
Nasvet 06: Izpolnite obrazec
Zdaj boste v nekaj sekundah opazili, zakaj je izpolnjevanje Excelovega dokumenta z obrazcem toliko bolj priročno. Poleg vnesenih glav boste v oknu videli polje za vnos. Vanj lahko vnesete dejanske podatke. Ko ste na polju in ste vtipkali želeno vrednost, pritisnite tipko Tab, da se hitro premaknete na naslednje polje. Ko pritisnete tipko Enter, se vsebina dejansko doda obrazcu. Na ta način lahko svoje podatke vnesete res hitro, ne da bi vas skrbelo, ali boste nenamerno prepisali napačno celico. Če želite še hitreje krmariti med polji (na primer, če ne želite nujno izpolniti vseh polj), lahko skočite tudi s tipko Alt. Pod glavami boste videli pomišljaje pod določenimi črkami: ko pritisnete to črko v kombinaciji s tipko Alt, bo kazalec skočil neposredno v ustrezno polje.
Za napačne vnose lahko celo ustvarite napake Nasvet 07: Poiščite podatke
Vsakič, ko pritisnete Enter, se bodo podatki, ki ste jih vnesli v polja, dodali na vaš Excelov list. Vendar okno obrazca ni uporabno le za vnos podatkov, temveč tudi zelo enostavno iskanje po podatkih. Ko kliknete v okno obrazca Išči prejšnje ali Poiščite naslednje, nato se lahko enostavno pomikate med vrednostmi vašega Excelovega dokumenta. Če pa iščete nabor določenih vrednosti, kliknite gumb Merila in preprosto vnesite merila, ki jih želite iskati (na primer vse vrstice z določenim datumom rojstva). Ko ste zdaj naprej Išči prejšnje ali Poiščite naslednje prikažejo se samo vrednosti, ki ustrezajo vnesenim merilom. Zavedati se morate, da lahko podatke, ki jih iščete, spremenite zelo enostavno. Recimo, da ste našli vnos in nad njim vtipkate kaj drugega, bo to besedilo nadomeščeno na vašem Excelovem listu takoj, ko pritisnete Enter. Zato bodite previdni. Podatke lahko tudi izbrišete s preprostim klikom Odstrani ko ste našli določen vnos.
Nasvet 08: Omejite datum
Recimo, da izpolnjujete teh 200 obrazcev in spet obstaja določeno časovno obdobje, ko se razredi / dejavnosti ne morejo začeti. Če zdaj pomislite: tega si bom zapomnil, vendar upoštevajte, da datum začetka ne sodi v to mejo, potem boste pogosto razočarani: večina ljudi je zvezda v precenjevanju lastnega spomina in pozornosti. Veliko bolj priročno je, če Excel navede, da določeno časovno obdobje ni dovoljeno! To storite s pomočjo preverjanja podatkov. Preprosto zaprite obrazec in izberite celoten stolpec Zaželen datum začetka. Zdaj predpostavimo, da ni mogoče začeti med 1. marcem 2019 in 16. marcem 2019. Zdaj kliknite trak podatkov pri skodelici Orodja za podatke na Preverjanje podatkov. V pojavnem oknu kliknite spodnji spustni meni Dovoliti na Datum. Izberite pod Glede na to pred Ne vmes in nato izpolnite 1-3-2019 pod Začetni datum in 16.3.2019 ob Končni datum. Nato kliknite (še vedno v pojavnem oknu) na zavihku Obvestilo o napaki in izpolnite spodaj Obvestilo o napaki vnesite razlog, zakaj ta datum ni dovoljen, na primer: “Datum ni dovoljen, trener na dopustu”. Ko poskusite datum vnesti v "prepovedan" obseg, boste dobili vneseno sporočilo o napaki.
Nasvet 09: Pred-polnjenje
V primeru, ki smo ga tukaj omenili, so vsa polja izpolnjena z obrazcem. Možno pa je tudi, da želite vnesti privzeto vrednost za določen stolpec. Na primer: Zaželen začetni datum mora biti vedno 1. maj 2019. Predpostavimo prazen Excelov list z zgolj izpolnjenimi glavami tabele. V (našem primeru) v celici F2 (tako spodaj Zaželen začetni datum) v vrstico s formulami vnesemo naslednjo formulo: = IF (A2 "", "2019-05-05", ""). Pravzaprav tukaj piše: takoj, ko je nekaj vneseno v celico A2, v celico, ki vsebuje to formulo (F2), vnesite vrednost 1.5.2019. Zdaj kliknite celico in povlecite mali zeleni kvadrat v spodnjem desnem kotu nekoliko navzdol (znotraj istega stolpca), da uporabite formulo za ostale celice v tem stolpcu. Če zdaj v svoj obrazec vnesete podatke, boste videli, da je to polje Zaželen začetni datum ni več mogoče izpolniti. To pomeni, da je tukaj standardno vpisan 1-5-2019.
Nasvet 10: Pogojne informacije
Zanimivost trika, ki smo ga storili v nasvetu 9, je, da lahko s tem uporabite tudi pogojne podatke. Denimo, da se novi člani, rojeni pred letom 1995, pridružijo določeni skupini, katere začetni datum je 1. maj, vendar se člani, rojeni leta 1995 ali pozneje, pridružijo skupini, katere začetni datum je 1. junij. Zaradi enostavnosti spremenimo datum rojstnega polja na leto rojstva (lahko ga tudi ekstrapoliramo iz celotnega datuma, vendar je to veliko bolj zapleteno). Prilagodite lastnosti celice v tem stolpcu in izberite Številka namesto datuma.
V celico F2 (želeni začetni datum) zdaj vnesemo naslednjo formulo = IF (C2> 1994, "1.6.2019", "1.5.2019"). Če še enkrat povzamem: tukaj piše, da če C2 (leto rojstva) vsebuje leto, ki je večje od leta 1994 (tj. 1995 in več), mora F2 prikazati datum 1. junij, v vseh drugih primerih pa 1. junij. . Tako si resnično lahko prihranite veliko dela.
