Če želite vzpostaviti upravo gledališkega kluba ali organizirati vedno večjo zbirko stripov, potrebujete digitalni sistem upravljanja. Nato lahko sprostite funkcije pametnega iskanja za tiskanje seznamov, poštnih sporočil in nalepk. Izogibajte se, da bi vaš upravni sistem končal v nejasni, slepi ulici in uporabite bazo podatkov! Z brezplačnim programom Sodadb lahko nastavite spletno bazo podatkov, ki jo lahko preprosto delite z drugimi.
Nasvet 01: 10.000 zapisov
Obstaja kar nekaj brezplačnih rešitev spletnih zbirk podatkov. Tu uporabljamo Sodadb (Simple Online Database), spletni upravitelj baz podatkov, ki se ponaša s svojo prijaznostjo do uporabnika. Da bi uporabnika kar najbolj olajšali, so proizvajalci odvrgli posebne funkcije. V brezplačni različici lahko upravljate do 10.000 zapisov, kar je večini dovolj za večino domačih uporabnikov. Če želite to povečati na 35.000 zapisov, plačujete 3,49 USD na mesec. V Sodadb je mogoče naložiti zunanje datoteke, da jih povežete z zapisi, vendar je v brezplačni različici prostor za shranjevanje zelo omejen. Zbirko podatkov lahko delite in spreminjate prek spletnega naslova. Poleg tega Sodadb šifrira povezavo s strežnikom, tako da so vaši podatki zaščiteni. In nazadnje, registracija načeloma ni potrebna. Pojdite na www.sodadb.com in začnite.
Baza podatkov v primerjavi s preglednico
Preglednice in zbirke podatkov se uporabljajo za upravljanje, shranjevanje, iskanje in spreminjanje podatkov. Preglednica je uporabna za obdelavo veliko podatkov iste vrste, na primer dolgega, a preprostega seznama naslovov. Če pa si želite ogledati različne vire podatkov med seboj, potrebujete bazo podatkov. Baza podatkov je kot preglednica na steroidih. V zbirki podatkov je lažje upravljati veliko (stotine ali tisoče) podatkov. Poleg tega je bila taka baza podatkov ustvarjena za zbiranje podatkov z naprednimi iskalnimi poizvedbami. Iz rezultata iskanja lahko nato na primer natisnete nalepke ali pošljete e-pošto. Prav tako lahko različnim uporabniškim skupinam enostavno dodelite različne pravice. Na primer, ena skupina lahko vidi samo osnovne podatke, medtem ko obstaja tudi skupina, ki lahko ureja podatke, in skupina, ki lahko vidi in ureja samo podatke, ki so jih ti člani skupine sami vnesli.
Nasvet 02: Predloge
Če še nikoli niste delali z bazo podatkov, je najbolje, da si ogledate predloge. Zgoraj desno so Predloge v zelenem polju. Izgledajo obetavno: osebni imenik, glasbena zbirka, zbirka filmov in knjig, poslovni stiki in še več. Lahko razširite nabor predlog in dobili boste še več: spletno peticijo, bazo strank itd. Povezavo si lahko ogledate tudi pod temi povezavami Začeti od začetka za tiste, ki želijo začeti iz nič. Predloge so organizirane v Osebno in Poslovno. Če se vam zdi oblikovanje baze podatkov pretežko, je oblikovalec pripravljen bazo prilagoditi vašim osebnim željam, zahteva le majhen prispevek.
Začnete lahko s predloge, koristne, če še nikoli niste delali z bazo podatkov Nasvet 03: Skrivni URL
Začnimo od Osebni imenik. V naslednjem oknu del zaslona blokira široka oranžna vrstica. Sodadb zahteva vaš e-poštni naslov za objavo vaše baze podatkov na tajnem internetnem naslovu. Preko tega osebnega URL-ja bo program za naslednjič shranil zasnovo in vse nastavitve. Ko vnesete svoj e-poštni naslov, vas bo Sodadb vprašal, ali je to vaša prva spletna baza podatkov. Če ste s tem orodjem ustvarili več baz podatkov, jih lahko upravljate skupaj. Če želite samo pogledati predlogo, kliknite To bom naredil kasneje.
Več baz podatkov
Če morate vnesti en e-poštni naslov, še ne pomeni, da lahko ustvarite samo eno bazo podatkov. Na isti e-poštni naslov lahko povežete več baz podatkov. V zavihku Moje druge oblike našli boste vse zbirke podatkov, ki ste jih ustvarili s tem programom.
Nasvet 04: Zapisi in polja
Sporočilo lahko preberete v delovnem oknu osebnega imenika Ni najdenih zapisov. Baza podatkov je sestavljena iz zapisov, ki jih lahko primerjate z informativnimi listi. Vsak zapis vsebuje podatke v različnih poljih. Imena polj so v krepkem tisku. Trenutno so ta imena polj v angleščini. Če želite urediti ta polja, pojdite na Meni možnosti, zgoraj levo. Odprite ta meni in kliknite Nastavite polja po meri. Pri Sodadbu lahko vsak zapis vsebuje največ 35 polj: to je veliko informacij. Da bodo stvari jasne, Sodadb združi teh 35 polj v skupine po pet.
Nasvet 05: Prilagodite polja
Kliknite prvo skupino: Prikaži polja 1-5. Za začetek lahko angleška imena polj nadomestite z nizozemskimi izrazi. Če so v predlogi polja, ki jih ne želite prikazati, jih lahko nastavite tako, da so nevidna Vidno na Ne konfigurirati. Besedilu pomoči lahko dodate vsako ime polja. To je besedilo, ki bo kmalu prikazano v svetlo sivi barvi pod poljem, da bo uporabnikom pomagalo pravilno vnesti vse podatke. Na ta način na primer navedete, kako naj bo datum zabeležen. V tej predlogi so polja od 1 do 5 vsa Vrsta stolpca. Ste zadovoljni s temi prvimi petimi? Nato prilagodite polja od 6 do 10 itd. Ne pozabite Shrani, preden zaprete to okno.
Spustni meni
Če želite v določenem polju omogočiti le nekatere možnosti, uporabite spustni meni. V tem primeru bomo provinco vpisali v polje 6. Če želite urediti vrsto vnosnega polja, kliknite gumb na levi, kjer je zdaj vrsta stolpca država. Tu izberete možnost spustni meni. V zeleno polje vnesite nove izbirne vrednosti, na primer: 1_Drenthe: 2_Flevoland: 3_Friesland in tako naprej.
Nasvet 06: Izpolnite ročno
Vsa imena polj, ki ste jih nastavili, so videti lepo in tudi besedilo pomoči je jasno. Ko so vsa polja pripravljena, lahko prvi zapis izpolnite ročno. pritisni gumb Novo in nato se prikaže prvi čip, ki mu je takoj dodeljena zaporedna številka. Ko izpolnite prvi list, je gumb Shrani & Novo za pripravo naslednjega zapisa. Ko končate, kliknite Shrani. To se bo vrnilo v pregled stolpca, kjer se vsi zapisi prikažejo drug pod drugim.
Za nemoten potek uvoza je na spletnem mestu na voljo uvozna predloga Nasvet 07: Excel v zbirko podatkov
Če imate seznam v Excelu ali Wordu, lahko te podatke seveda znova vpišete, vendar je to dolgočasno delo. Poleg tega bodo tiskarske napake na tak način zagotovo končale v bazi podatkov. Zato je veliko bolj smiselno, da se obstoječi seznam uvozi v Sodadb. Ta program uvozi samo podatke, shranjene kot datoteka CSV. CSv pomeni "vrednosti, ločene z vejico", zato morajo biti podatki ločeni z vejicami. Poleg tega mora datoteka vsebovati toliko stolpcev, kot je na voljo v vaši bazi podatkov.
Nasvet 08: Uvozi predlogo
Za nemoten potek uvoza je na spletnem mestu na voljo uvozna predloga. Najdete ga v Meni možnosti in tam izbereš Uvozite svoje podatke. V tem polju kliknete Prenesite predlogo zbirke podatkov. Nekaj sekund kasneje imate datoteko CSV, ki jo lahko odprete v Excelu. V tej preglednici so vsi stolpci že pripravljeni na podlagi zbirke podatkov, ki ste jo ustvarili. Zdaj odprite svoj stari seznam podatkov. Kopirajte podatke in jih prilepite v ustrezne stolpce Excelove predloge. Nato shranite to Excelovo datoteko kot: ena ločena z vejicami vrednosti (.csv). Potem se vrneš k njemu Meni možnosti. Kliknite spodaj Uvozite svoje podatke gumb Izberite datoteko. Izberite pravkar pripravljeno datoteko .csv. In vsi podatki se lepo vrtijo po spletni bazi podatkov, ne da bi morali vnesti eno črko.
Če se vam postopek uvoza še vedno zdi prezahteven, lahko pokličete razvijalca. Na spletnem mestu Sodadb beremo, da želi oblikovalec podatke uvoziti namesto vas. Tudi za to prosi le za majhno donacijo.
Nasvet 09: Preprosto iskanje
Ko je baza podatkov sestavljena iz sto ali morda celo tisoč zapisov, brez funkcije iskanja ne gre. Z iskalnim obrazcem se posvetujete z bazo podatkov z uporabo različnih logičnih enačb. Recimo, da želite poiskati podatke Elise Janssen, nato kliknite Pokaži običajni obrazec za iskanje. To bo odprlo iskalni obrazec, v katerem so na voljo vsa polja. Vnesete poleg polja za iskanje Ime izraz Elise v in ob Priimek izraz Janssen. Nato pod ključnimi besedami kliknite gumb Iskanje in poiščite zapise, ki se ujemajo s to iskalno poizvedbo.
Shrani iskanja
Če ste na primer poiskali rojstni dan, kdo je januarja in kdo februarja, lahko te napredne naloge posnamete za pozneje. Shranjena iskanja se prikažejo eno pod drugim v iskalnem polju zgoraj levo. To lahko razširite s klikom na modro polje z belo puščico.
Nekaterim uporabnikom je dovoljen samo ogled podatkov, drugi lahko tudi vnašajo in spreminjajo informacije Nasvet 10: Napredno iskanje
S Sodadbom je mogoče izvajati napredna iskanja. Pravzaprav je bolj preprosto, kot se zdi. Iskalna poizvedba, ki smo jo pravkar vnesli prek polj, se v iskalnem polju prikaže kot # Ime # = "Elise" IN # Priimek = = "Janssen". Pri iskanju je polje med zgoščenkami, iskalni izraz pa je zaprt z enojnimi narekovaji. Torej če ti # Ime # = "Elise" ALI # Ime # = "Elisa" Sodadb išče vse zapise z imeni Elise ali Elisa. Ste ustvarili bazo podatkov na tisoče CD-jev, ki je sestavljena iz polj: Umetnik, Album, Število zgoščenk. Potem boste našli z iskanjem # Število zgoščenk # <"5" vsi izvajalci, pri katerih imate manj kot pet zgoščenk. Predolgo gre, da bi zajeli vse logične funkcije in možne iskalne poizvedbe, funkcija pomoči tega programa vsebuje dovolj primerov.
Nasvet 11: Dodatni uporabniki
Če želite deliti podatke iz baze podatkov, dodajte uporabnike. Nekateri si lahko podatke ogledajo, drugi lahko tudi vnesejo in spremenijo podatke. Kliknite na Meni možnosti. Najprej morate zaščititi bazo podatkov s pomočjo gumba Zaščitite svojo bazo podatkov. Za to morate vnesti svoj e-poštni naslov (če tega še niste storili). Nato kliknite noter Meni možnosti na nalogi Nastavite svoje uporabnike. Vnesete e-poštne naslove oseb, ki bodo imele dostop do baze podatkov. Hkrati se odločite, ali si lahko ogledajo ali dodajo in spremenijo zapise. Tretja možnost je, da dobijo samo dostop (ogled, dodajanje in spreminjanje) do zapisov, ki jih vnesejo sami.
Nasvet 12: Orodja za urejanje
V pogledu Design lahko zapise dodatno urejate z različnimi orodji, ki jih najdete na levi strani vsakega zapisa. Obstajajo štiri ikone: Uredi, Pogled, Odstrani in Več možnosti. Tudi prve tri ikone so samoumevne Več možnosti (zeleni znak plus) je zanimiv. Pod tem elementom so ukazi kot Kopirati v odložišče, Natisni zapis, Pošlji sporočilo, Pojdite na spletno stran in Ogled na zemljevidu. Ali lahko te naloge koristno uporabite, je odvisno od informacij v zapisu. Če podatki vsebujejo naslov ali koordinate GPS, lahko odprete zemljevid Google Zemljevidov na plošči s prikazom na zemljevidu. Če zapis vsebuje e-poštni naslov, potem dodelitev Pošlji sporočilo spet koristno. Od tu lahko torej tudi natisnete posamezne zapise, jih izvozite v datoteko CSV ali kopirate v odložišče računalnika.
Izvozi
V Meni možnosti Na voljo je tudi priročna izvozna funkcija za izvoz vseh ali samo zapisov, najdenih v datoteke CSV ali TXT. Če zapisi vsebujejo e-poštne naslove, jih lahko celo izvozite neposredno na poštni seznam. Za tiste, ki še vedno želijo natisniti staromodne nalepke z naslovi, obstaja funkcija Izvozi več stolpcev za nalepke.
