Google Drive je uporaben kot zunanji arhivski prostor ali za skupno rabo datotek. Toda tako kot fizični prostor za shranjevanje hitro postane nered. Ali je tudi vaš Google Drive videti kot prepolna omarica? Nato naredite nekaj dela v organizaciji. Z nasveti v tem članku lahko počistite Google Drive, tako da dobite pregled.
Pogled seznama
Odločite se, kako boste mape in datoteke v storitvi Google Drive dobili na zaslonu: v pogledu seznama ali mreže. Če se odločite za pogled seznama, lahko nastavite razmik med vrsticami. Če želite to narediti, kliknite zobnik, kjer spremenite nastavitev Gostota najdbe. V tem spustnem meniju nastavite gostoto vrstic seznama Kompakten, Prostorna ali Zelo prostorno.
Številni uporabniki se osredotočijo na sredino zaslona, ko želijo organizirati datoteke v storitvi Google Drive. Bolje je, da sledite levi vrstici za krmarjenje, da organizirate mape in rezervirate sredino zaslona za ogled vsebine izbrane mape.
Organizirajte
Ali na vašem disku Google Drive leži veliko dokumentov, ki niso lepo urejeni v mape? Potem veš, da nekaj ni v redu. Tako otežite drugim - še posebej v organizaciji. Torej delajte s podmapami; ki pomaga razdeliti datoteke v manjše posebne skupine. Vedno uporabite smiselno unikatno oznako, ki je kratka in sladka, da se izognete zmedi. In bodite dosledni pri poimenovanju map in datotek.
Če lahko mapo zaženete s številko ali številko, priložnosti ne izpustite. To bo samodejno vizualno razvrstilo vaše mape. Bodite previdni s presledki in ločili. Zato ne uporabljajte fotografij od leta 2019, temveč 2019_Fotos. Za nerazvrščene datoteke lahko uporabite eno mapo, vendar se ji čim bolj izogibajte. Takšna mapa Allerlei hitro postane naslednja omara za smeti.
Barve
V storitvi Google Drive so vse mape privzeto prikazane v sivi barvi, vendar lahko mapam dodate 24 barv. Z desno miškino tipko kliknite mapo v stranski vrstici ali v glavnem oknu in uporabite ukaz Spremeni barvo. Nato izberite želeno barvo. Ker se imena map nanašajo na vsebino, lahko barve uporabite za drugo dimenzijo. Mape ali podmape, ki vsebujejo delo, ki ste ga končali, lahko na primer pustite v sivi barvi. Mape, v katerih delate, so lahko na primer zelene. Če želite nato hitro dostopati do svojih trenutnih zadev, izberite zelene mape.
Če delate z mapami v skupni rabi, ki so namenjene različnim skupinam, lahko ustvarite rumeno mapo za ekipo rumeno in rdečo mapo za ekipo rdeče. Ali pa dodate mape za prenos ali osebne mape barvo. Je morda smiselno, da vsak projekt dobi drugačno barvo?
Z zvezdico
V zgornjem levem kotu Google Drive označuje kategorije: Moj pogon, V skupni rabi z mano, Nedavni in Z zvezdico. Označi z zvezdicami pogosto uporabljene dokumente. To storite tako, da z desno miškino tipko kliknete dokument. Takšna zvezda vam prihrani več iskalnega dela.
Poleg tega so zvezdice koristne za označevanje dokumentov, ki jih morate še izpolniti. Ko je delo končano, odstranite zvezdico. Če to pozabite, se lahko celo seznam zvezdic hitro napolni.
Sprostite prostor Google Drive
Google je bil eden od pionirjev med storitvami za shranjevanje v oblaku, ki je presegel prag 10 GB brezplačnega prostora za shranjevanje. Zdaj ima vsak uporabnik 15 GB brezplačnega prostora za shranjevanje. To se sliši čudovito, toda vsak, ki naloži velike video datoteke, veliko fotografij z visoko ločljivostjo in obsežne datoteke PDF, bo ugotovil, da je tudi ta kvota omejena. Google ima tudi svoj način izračuna zasedene zmogljivosti shranjevanja. Ta omejitev 15 GB ne velja samo za vse v vašem disku, temveč tudi za vsa vaša sporočila in priloge v Gmailu.
Še toliko več razloga za redno čiščenje nabiralnikov in odstranjevanje velikih prilog. Podrobnosti o svojem pomnilniku si lahko ogledate na Googlovem spletnem mestu za shranjevanje v storitvi Drive. Dokumenti, ki jih ustvarite z Google Dokumenti, Diapozitivi in Preglednice, pa se ne štejejo v prostor za shranjevanje v storitvi Google Drive. Tako da Google Drive ohranjate vitkost, tako da delate v Googlovi izvorni obliki.
Način uporabe storitve Google Photos je prav tako pomemben, da ostanete znotraj omejitve 15 GB. Če uporabljate Google Photos, jih lahko shranite v nastavitvah Visoka kvaliteta (2048 x 2048 slikovnih pik) namesto Izvirnikl. To vam omogoča shranjevanje neomejenih fotografij. Enako velja za videoposnetke, če Googlu dovolite, da jih stisne na 1080p (full hd).
Ko imate pregled razpoložljivega prostora in shranjenih podatkov, lahko začnete s čiščenjem. Izberite razdelek Moj pogon in preklopite na pogled seznama. Spodaj levo lahko vidite, koliko prostora za shranjevanje trenutno uporabljate. Ker Google datotek, ki jih drugi delijo z vami, ne upošteva glede na vašo kvoto, je najbolje, da vprašate, katere datoteke so v resnici vaše. Zato uporabite funkcijo iskanja in v iskalnem polju kliknite puščico, ki kaže navzdol, tako da vidite polje Lastnik možnost V moji lasti lahko izberete. Kliknite modri gumb Iskanje in dobili boste seznam datotek po meri. Izbrišite dokumente, ki jih ne potrebujete več.
Ker ste zdaj v načinu organizacije, stvari, ki jih ne uporabljate več, takoj zavržete. Ko izbrišete datoteko iz storitve Google Drive, se premakne v smetnjak. Vse datoteke v smetnjaku lahko tam ostanejo in zavzamejo prostor za shranjevanje, dokler ne izpraznite smeti.
Če je dokument, ki ga izbrišete, datoteka, ki jo nekdo drug deli z vami, bo datoteka izbrisana samo iz vas samih. Če gre za dokument, ki ga delite z drugimi, bodo tudi ti drugi izgubili dostop do dokumenta, če ga izbrišete iz sebe. Drive ne prikaže potrditvenega sporočila, ko izbrišete datoteke, vendar boste imeli možnost razveljaviti brisanje z gumbom Razveljavi.
Kopirajte skupne dokumente
Oglejte si kategorijo V skupni rabi z mano. Tudi tu je lahko zmešnjava datotek in map. Tako datoteko v skupni rabi lahko premaknete v katero koli mapo v storitvi Google Drive. Če želite to narediti, uporabite ukaz prek desnega gumba miške Premakni se na. Vendar ne pozabite, da taka datoteka v skupni rabi vedno ostane v lasti prvotnega lastnika. Vedno ga lahko izbriše in potem bo izginil tudi pri vas. Če gre za datoteko, ki je res ne želite izgubiti, lahko iz varnostnih razlogov naredite kopijo te datoteke.
Takšna kopija ni več povezana z uporabnikom, ki jo je prvotno dal v skupno rabo. Nova kopija je torej vaša. Če želite to narediti, z desno miškino tipko kliknite datoteko v skupni rabi in izberite ukaz Naredite kopijo. Ta kopija bo prikazana na Mojem pogonu in ne v kategoriji V skupni rabi z mano.
Pretvorite datoteke PDF
Ali imate na Google Drive veliko datotek PDF? Ko gre za obsežne datoteke, lahko prihranite prostor tako, da jih pretvorite v obliko Google Docs. Konec koncev veste, da ti niso vključeni v izračun vašega zasedenega prostora za shranjevanje. To pretvorbo izvedete tako, da z desno miškino tipko kliknete datoteko, nato pa zaženete ukaz Odpri z izberite, čemur sledi Google Dokumenti. Rezultat je Google Doc z popolnoma enakim imenom kot datoteka PDF.
Nato lahko datoteko PDF izbrišete. Ne pozabite izprazniti smeti. V nastavitvah Google Drive lahko določite tudi, da vse naložene datoteke privzeto pretvorijo v obliko Google Docs.
Simbolne povezave
Končno, domnevamo, da želite različne kopije iste datoteke hraniti v različnih mapah na Googlu Drive. Na primer, več map ste dali v skupno rabo z drugimi, nekateri dokumenti pa so namenjeni vsem skupinam. Ko nekdo kaj spremeni na eni kopiji te datoteke, se te spremembe takoj odrazijo na vseh kopijah. To deluje s simbolično povezavo. Dejansko ustvarite vzdevek te datoteke.
Izberite datoteko, do katere želite narediti simbolno povezavo, in uporabite kombinacijo tipk Shift + Z. Odprl se bo mini meni, v katerem boste navedli, v katero mapo naj bo postavljena simbolična povezava. Bližnjica Shift + Z deluje v sistemih Windows in macOS. Bližnjico lahko uporabite tako za datoteke kot za mape. Ko izbrišete glavno datoteko, bodo izginile tudi simbolne povezave.
