Kako

Synology Office je na dosegu roke v 13 korakih

Microsoft Office je absolutni standard pri pisarniški programski opremi in je tudi odličen paket. Vendar ni brezplačno in tudi shranjevanje vseh dokumentov v Microsoftovem oblaku tudi ni vedno najboljša izbira. Vendar so alternative redke in pogosto nimajo možnosti za centralno shranjevanje in sodelovanje. Presenetljiv konkurent je Synology Office, ki ga uporabljate samo na nosu. Pokažemo vam, kako.

Nasvet 01: Programska oprema na nas

Nas običajno kupite predvsem zaradi velike kapacitete lokalnega pomnilnika in priročnosti dostopa do lastnih datotek iz katere koli naprave in kadar koli. Toda NAS lahko naredi veliko več, na primer nalaganje medijev, pretakanje filmov in zvoka ter prikazovanje fotografij. Manj znano je, da ima vodilni na trgu Synology lasten paket Office, ki v celoti deluje na NAS. Ni tako obsežen kot Microsoft Office, razlika pa je predvsem v funkcijah Word in Excel, ki jih tako ali tako marsikdo ne uporablja. Mimogrede, Synology Office deluje v oknu brskalnika in je zato bolj primerljiv z Google Dokumenti kot s samostojno programsko opremo MS Office.

Nasvet 02: Pripravite nas

Preden začnete nameščati Synology Office na NAS, je pomembno, da konfigurirate in preverite NAS. Prijavite se v NAS in preverite, ali je na voljo posodobitev za nadzorno programsko opremo DSM prek Start / Nadzorna plošča / Posodobitev in obnovitev. Če obstaja nova različica, kliknite Prenesite / posodobite zdaj. Nas bo posodobil in znova zagnal programsko opremo. Po tem se znova prijavite in preverite, ali je morda še kakšna posodobitev. Nato posodobite vse nameščene pakete prek Center paketov / Nameščeno / Posodobi vse. Prav tako ne škodi, če onemogočite ali odstranite pakete, ki jih ne uporabljate več. Če želite to narediti, kliknite poleg imena paketa in v spustnem meniju izberite Nehaj ali Odstrani.

Je res brezplačno?

Primerjajmo stroške Synology Office in Microsoft Office. MS Office 365 Home stane 100 evrov na leto. Za to dobite Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Access, Publisher, OneNote in Skype za šest družinskih članov ter 1 TB prostora za shranjevanje v OneDrive za vse. Deluje v sistemih Windows, macOS, iOS in Android. Vendar je Synology Office brezplačen. Za to dobite urejevalnik besedil, preglednico, predstavitveni program in sinhronizacijo prek pogona Synology Drive. Poleg nakupa vašega NAS (ki ste ga verjetno že imeli) vas Synology Office ne bo stal nič denarja, ampak le nekaj prostora na vašem NAS.

Uporaba nas samo kot pomnilniškega medija ne upošteva zmožnosti nas

Nasvet 03: Namestite Office

Zdaj namestite Synology Office. Odpri Paketni center in kliknite na Vsi paketi. Na sredini zaslona izberite Suite za sodelovanje. Izbira razpoložljivih paketov je zdaj omejena na tiste, povezane s Synology Office. V vsakem primeru namestite Pisarna, Vozite, Klepet, Opomba Station, Koledar in Synology Application Service. Oba poštna paketa sta neobvezna in pomembna samo, če boste pošiljali tudi prek nas. Če želite namestiti del, kliknite Namesti in nato pojdite skozi vse korake čarovnika za namestitev.

Nas ni varnostna kopija

Kadar Microsoft za vas naredi vse potrebne varnostne kopije datotek v OneDriveu, se to v NAS-u ne zgodi samodejno in morate to urediti sami, ko uporabljate Synology Office. Ne zmotite se, če mislite, da varnostno kopiranje ne bi bilo potrebno, ker so datoteke vseeno na nas. Če uporabljate Synology Office, je nas edino mesto za shranjevanje, zato ga je pametno varnostno kopirati. Obstaja veliko možnosti za to. Varnostno kopirate lahko drug NAS ali zunanji trdi disk, spletne storitve za shranjevanje ali zunanje varnostne kopije, kot je Tandberg RDX Quikstor.

Nasvet 04: Ustvarite uporabnike

Številne naprave NAS imajo samo enega uporabnika, skrbnika. Če želite pametno uporabljati Synology Office, to ni več mogoče. Vsakdo, ki bo uporabljal Officeove programe, mora imeti svoj račun v NAS-u, kar vključuje tudi vas kot skrbnika. Odpri Nadzorna plošča Synologije in izberite Uporabnik / Ustvari / Ustvari uporabnika. Izpolnite vsa polja za prvega uporabnika, zlasti so pomembna Ime, E-pošta in Geslo. kliknite na Naslednji in ga naredite za uporabnika skupine uporabnikov in skupine http, vendar ne iz skrbnik-skupina! Omogočite novemu uporabniku dostop do aplikacij Klepet, DSM, Vozite in morebiti dodatki, kot so File Station in Univerzalno iskanje. Je tudi priročna možnost Osnovna mapa omogoči za vsakega uporabnika. Če želite to narediti, kliknite zavihek Napredno. Na dnu zaslona postavite kljukico Omogoči uporabniško storitev na domu in določite lokacijo osnovnih map. Postavite tudi možnost Omogoči smetnjak , ki uporabnikom omogoča obnovitev izbrisanih datotek. Priporočljivo je tudi, da izberete Prisilite uporabnike, da spremenijo geslo, potem ko skrbnik ponastavi geslo prižgati.

Nasvet 05: Zaženite Office

Če želite zagnati Synology Office, odprite glavni meni nas in zaženite Vozite. Pogon se odpre v novem zavihku brskalnika. Čeprav želi Synology Office biti resnična konkurenca Microsoft Officeu, je način uporabe paketa bolj podoben Google Docs. Vsi programi se izvajajo v brskalniku in ne zaženete z urejevalnikom besedil ali programom za izračun, ampak delate iz dokumentov. Drive je torej nekakšen Explorer za dokumente in mape na NAS-u. Glavne komponente so prikazane na levem robu pogona. Od zgoraj navzdol so to dostop do mape Moje datoteke v katerem bodo shranjeni vaši lastni dokumenti, Mapa ekipe v katere je mogoče umestiti dokumente ekipe, pod tem pa številna "iskanja", kot npr V skupni rabi z mano, V skupni rabi z drugimi, Nedavno, Z zvezdico in Smetnjak.

Nasvet 06: ustvarite dokument

Če želite ustvariti prvi dokument, kliknite Moje datoteke in nato na znak plus zgoraj levo. Zdaj imate na izbiro, kako ga narediti Dokument, a Preglednica ali Diapozitivi. Imena in barve, ki jih Synology uporablja za te tri vrste dokumentov, so enake tistim, ki jih Microsoft uporablja v Officeu za Word, Excel in PowerPoint. Če želite ustvariti prvi besedilni dokument, kliknite Dokument. Nas bo nov dokument odprl v novem zavihku v brskalniku.

Programi Synology Office delujejo tako kot spletne različice Word, Excel in PowerPoint

Nasvet 07: Uredite dokument

Po odprtju lahko takoj začnete pisati. To ni težko, ker je vmesnik urejevalnika besedil v Synology Office podoben besedilnemu programu Word kot dve kapljici vode. Če dokument napolnite z besedilom in slikami in mu zagotovite lep videz, se le malo potrudite. Če si ogledate ta del Synology Officea, boste najprej videli menije od zgoraj navzdol, v katerih so vsi deli paketa. Spodaj orodna vrstica z gumbi za najpogosteje uporabljene dele, kot so pisava, velikost pisave, barva itd. Pisavo lahko izberete s klikom na gumb zraven Arial in na seznamu izberite pisavo. Lahko pa izberete tudi enega od slogov odstavkov v meniju zraven, tako da kliknete gumb zraven Običajno besedilo da kliknete. Če v to vrstico ne sodijo vse funkcije, je na skrajni desni dvojna puščica navzdol. Kliknite nanjo, da bodo vidne dodatne funkcije.

Nasvet 08: Vstavite elemente

Če želite vstaviti sliko, izberite Vstavi / Slika. Na vrhu okna izberite mesto, kjer je mogoče najti sliko. To je lahko vaš osebni računalnik, Synology Drive, sam NAS ali spletna lokacija. Če je slika v računalniku, jo lahko povlečete in spustite iz računalnika v okno za nalaganje v brskalniku. Nato kliknite na v redu. Sliko lahko spremenite in zavrtite tako kot v Wordu. Če ne želite vstaviti slike, temveč tabelo, kliknite Priloga / tabela. Lahko pa uporabite tudi gumb za Vstavi tabelo uporabite v orodni vrstici. In v takšen dokument lahko vključite še veliko stvari, na primer oblike, grafikoni in komentarji.

Nasvet 09: shranite dokument

Če želite shraniti dokument, odprite meni mapa in izberite vas Preimenovanje. Privzeto Synology Office poimenuje vsak nov dokument, dokler ni shranjen "Neimenovan". Vnesite novo ime in kliknite v redu. To lahko storite tudi s klikom modrega imena v zgornjem desnem kotu okna brskalnika. Zdaj, ko je bilo ime spremenjeno, dokument shranite prek Shranite datoteko. Ali pa uporabite bližnjico na tipkovnici Ctrl + S, ker tudi tukaj preprosto delajo. Ko je dokument shranjen, ga lahko tudi zaprete. To storite tako, da zaprete zavihek brskalnika. Zdaj ste se vrnili v Synology Drive in nov dokument boste zdaj videli tudi v mapi Moji dokumenti. Na enak način lahko ustvarite in shranite tudi izračunski dokument ali predstavitev.

Katero Synology potrebujete?

Za Synology Office ne potrebujete težkega NAS-a, vendar ni vsak Synology primeren. Najlažji Synologies s samo enim pogonom ne ustrezajo zahtevam paketa, skoraj dva pa z dveh pogonov. Da bi se izognili izgubi dokumentov, konfigurirajte oba pogona z RAID1 ali SHR, samodejnim napadom Synology. JBOD ali RAID0 v kombinaciji s Synology Office res ni priporočljiv. Upoštevajte tudi količino pomnilnika. Ker nas bo opravljal tudi druge naloge, če delate več dokumentov z več osebami, je 512 MB pomnilnika pravzaprav premalo. Praviloma je uporaben kateri koli Synology NAS z dvema pogonoma in vsaj 1 GB vgrajenega pomnilnika. Preverite seznam združljivih modelov na www.synology.com.

Za Synology Office potrebujete Synology NAS z vsaj dvema diskoma in 1 GB RAM-a

Nasvet 10: Označite dokumente

Tradicionalno lahko dokumente razvrstite v mape. S klikom nanjo znak plus ustvari novo mapo. Drug način je označevanje dokumentov. Izberite dokument in kliknite Nalepke. Vnesite ime za nalepko in kliknite Narediti. Izberite barvo nalepke in kliknite v redu za pritrditev nalepke na dokument. Na levem robu pogona boste videli tudi oznake. Kliknite nalepko in prikažejo se vsi dokumenti s to nalepko. Če želite dokumentu pritrditi obstoječo nalepko, jo povlecite in spustite v Drive na oznako. Dokument lahko dodate tudi na seznam priljubljenih, tako da mu dodelite zvezdico. Po iskalnem polju v zgornjem desnem kotu zaslona lahko iščete tudi po vseh dokumentih po ključnih besedah ​​ali drugih značilnostih.

Nasvet 11: Skupna raba dokumenta

Če želite, da lahko drugi berejo ali celo urejajo dokument, najprej delite dokument s temi drugimi. kliknite na Deliti in izberite na Nastavitve zasebnosti način, ki ga želite deliti. Nato vnesite polje Seznam povabljenih ime uporabnika in mu podelite posebne pravice za ta dokument. S upravljati drugi postane polni solastnik dokumenta, obstaja pa tudi več nižjih ravni pravic. Z znakom plus lahko podelite pravice več osebam. Nato kliknite na Shrani. Osebe, s katerimi delite dokument, ga bodo nato videli v mapi V skupni rabi z mano v njihovi aplikaciji Drive.

Nasvet 12: Sodelujte

Skupni dokumenti običajno vključujejo spremembe in / ali komentarje. Na zemljevidu V skupni rabi z mano vsebuje dokumente, ki so jih drugi dali v skupno rabo z vami. Po odprtju lahko počnete tisto, za kar ste prejeli pravice. Preko gumba Vstavi komentar Komentarje lahko na primer dodate v orodni vrstici na vrhu zaslona. Nato jih je mogoče videti ob robu na robu. Dokument lahko vsebuje tudi komentarje več oseb. Na to se lahko odzovete tudi sami. Na ta način lahko dokument v skupni rabi izboljšate skupaj z drugimi. Kot lastnik dokumenta lahko označite komentarje, ko so bili obdelani in bodo izginili. Če je Synology Chat nameščen na nas, lahko o komentarjih razpravljate tudi v živo v klepetu z drugimi uporabniki.

Nasvet 13: Oddaljeni dostop

Za še lažji dostop do dokumentov na NAS-ju Synology ponuja nekaj uporabnih aplikacij. Za osebni računalnik obstaja Synology Drive, ki ustvari mapo v računalniku in sinhronizira z dokumenti na NAS-u. Z dvojnim klikom na enega od dokumentov se v brskalniku odpre Synology Office in dokument lahko uredite. Obstajajo tudi aplikacije Synology Drive za naprave Apple in Android. Za varen dostop prek interneta aplikacija ponuja Synology QuickConnect. Z nekaj kliki vse to deluje. Vsakemu novemu uporabniku, ki se prvič prijavi v Drive na NAS-u, bo ponujen prenos in namestitev aplikacij.