Sledenje e-poštnim sporočilom, koledarjem in stikom lahko vzame veliko dragocenega delovnega časa. Vse, kar pospeši vaše delo v Outlooku, lahko močno poveča vašo produktivnost. Teh 10 nasvetov vam bo pomagalo hitreje pregledati sporočila in koledarje ter na splošno delovati bolj učinkovito.
To je ohlapno preveden članek s sestrske strani PCWorld.com, ki ga je napisala Helen Bradley (@helenbradley). Avtorjevo mnenje ne ustreza nujno mnenju ComputerTotaal.nl, omenjeni izrazi in nastavitve pa se v nizozemski programski opremi lahko imenujejo drugače.
1. Oglejte si svojo mapo »Prejeto« na svoj način
Ko prvič odprete mapo »Prejeto«, se prikaže standardni pogled. Ni pa treba, da je videti tako. Kliknite zavihek Pogled v orodni vrstici traku in izberite Spremeni pogled. Izbirate lahko med več nastavitvami, vključno s prikazom samo najnovejših e-poštnih sporočil.
Na zavihku Pogled lahko izberete tudi Predogledi sporočil in jih onemogočite. Ali pa izberite 1, 2 ali 3, da prikažete to število vrstic besedila sporočila pod glavo. To lahko nastavite za mapo ali za vse mape.
Kliknite Nastavitve pogleda, če želite prilagoditi pogled, na primer dodati stolpce ali preurediti vrstni red. Možnosti Razporeditev vam omogočajo razvrščanje e-poštnih sporočil po datumu, temi itd. Z možnostmi Layout lahko prilagodite pogled map in pogled branja.
Ko je vse v redu, kliknite Spremeni pogled> Shrani trenutni pogled kot nov pogled. Vnesite ime novega pogleda in navedite, za katere mape ga lahko uporablja in kdo. Zdaj se lahko vrnete v ta pogled, tako da kliknete Spremeni pogled in nato izberete shranjeni pogled.
2. Ponovno določite, kaj označuje e-poštno sporočilo kot prebrano
V Outlooku so neprebrana e-poštna sporočila drugačne barve kot prej prebrana sporočila. Vendar pa je e-poštno sporočilo zelo enostavno označeno kot prebrano, ko ste ga komaj pogledali, zato lahko zamudite kaj pomembnega.
Da se temu izognete, izberite File> Options> Mail in kliknite gumb Reading Pane. Potrdite polje poleg možnosti »Označi elemente kot prebrane, ko jih gledamo v bralnem podoknu«. Izberite, kako dolgo naj bo sporočilo v branju, preden ga Outlook označi kot prebrano.
3. Napišite svoja pravila za prikaz sporočil
Outlook 2013 ima nov način označevanja prebranih sporočil. Na levi strani sporočila v mapi »Prejeto« je modra vrstica, modra pa je tudi glava. Lahko pa spremenite tako barvo kot pisavo. Lahko celo napišete svoja pravila in svoja e-poštna sporočila opremite z barvami po svoji izbiri.
E-poštnim sporočilom lahko dodelite določeno barvo glede na to, kdo jih je poslal, ali besede v zadevi v meniju Pogled> Nastavitve pogleda> Pogojno oblikovanje. Novo pravilo lahko dodate tudi s klikom na Dodaj. Vnesite novo ime in kliknite Pisava, da izberete pisavo in barvo za glavo e-pošte. Na koncu kliknite gumb Pogoj, da ustvarite ustrezno pravilo.
4. Popravite vrstico opravil
V programu Outlook 2013 je vrstica opravil privzeto onemogočena, vendar jo lahko preprosto dobite nazaj. Kliknite zavihek Pogled, izberite vrstico opravil in izberite elemente, ki naj se pojavijo v vrstici. Navedeni so v vrstnem redu, kot ste jih izbrali.
Vendar vrstica opravil ne deluje več kot v prejšnjih različicah Outlooka. Kolikor je širok, si lahko ogledate samo en koledarski mesec. In če danes nimate nobenih sestankov, imate pa jutri, jih danes ne boste mogli videti.
5. Povežite se s svojimi računi v družabnih omrežjih
Ko Outlook povežete z računi v družabnih omrežjih, lahko modul Ljudje prikaže informacije o vaših stikih in njihovih dejavnostih. Če želite to narediti, pojdite v Datoteka> Informacije> Nastavitve računa> Računi družabnih omrežij. Izberite storitev, vnesite ustrezne podatke o računu in omogočite Outlooku dostop do vašega računa.
Več nasvetov za Microsoft Outlook 2013 preberite na naslednji strani ...
