Delovni list v Excelu lahko vsebuje na tisoče stolpcev in več kot milijon vrstic. Ta prednost je tudi pomanjkljivost, saj če na enem delovnem listu združite veliko podatkov, hitro postane zmeden nered. Za obdelavo vseh vrst podatkov, formul in grafikonov je bolje uporabiti ločene delovne liste v isti datoteki.
Nasvet 01: Poimenovanje
Vsak delovni zvezek v Excelu je sestavljen iz enega ali več delovnih listov. Pri delu z veliko količino podatkov je najbolje, da jih hranite v različnih delovnih listih istega delovnega zvezka. Tako hranite vse podatke skupaj, medtem ko so različne podatkovne skupine še vedno jasno razdeljene. Če ustvarite več delovnih listov, jih bo Excel oštevilčil na naslednji način: List 1, List 2, Sheet 3, ... Toda, da bi jih lahko bolje upravljali, jim je bolj smiselno dati posebno ime. To so lahko leta, mesta ali meseci, če samo ime navaja, kaj točno je na delovnem listu. Upoštevajte, da mora imeti vsak delovni list edinstveno ime. Z desno miškino tipko kliknite zavihek lista, ki ga želite preimenovati in izbrati Preimenovanje. Vnesite želeno ime in nato kliknite kjer koli zunaj delovnega lista. Prav tako lahko dvokliknete zavihek lista, da ga preimenujete.
Pokaži zavihke listov
Če od nekoga prejmete datoteko Excel, vendar ne vidite nobenega zavihka delovnega lista, je možnost Pokaži zavihke listov najverjetneje onemogočen za ta dokument. Pojdi do Datoteka / Možnosti / Napredno. Preveri pod Prikaz možnosti za ta delovni zvezek ali potrditveno polje zraven Pokaži zavihke listov je omogočena.
V istem delovnem zvezku je le tako enostavno kot premikanje delovnega lista Nasvet 02: Vstavite list
Poleg zavihkov delovnih listov boste našli gumb z znakom plus. To je gumb za ustvarjanje novega delovnega lista. Prav tako lahko odprete zavihek na traku Začni iti. Tam izberete v skupini Celice nalogo Vstavi / vstavi list. Če želite izbrisati delovni list, z desno miškino tipko kliknite zavihek lista in izberite Odstrani. Ali pa znova pojdite na zavihek Začni kje ti Izbriši / izbriši list izberite.
Denimo, da imate že štiri delovne liste in jim želite dodati še tri nove, najhitreje to storite tako, da pritisnete tipko Shift in na dnu delovnega lista izberete število zavihkov obstoječih listov. Nato z desno miškino tipko kliknite izbrane jezičke lista in izberite Vstavi. Excel bo hkrati dodal izbrano število delovnih listov.
Nasvet 03: Kopirajte delovne liste
Tako enostavno je kot premikanje delovne plošče. Z miško kliknite zavihek lista in povlecite ikono lista na želeno mesto v vrstici zavihkov lista. Lahko tudi kopirate delovni list. Če želite to narediti, pritisnite Ctrl in nato povlecite zavihek lista na pravo mesto v vrstici zavihkov listov. V ikoni lista se prikaže znak plus. Spustite gumb miške, preden spustite tipko Ctrl, tako da bo Excel na to mesto postavil kopijo izbranega delovnega lista. V različici macOS Excela morate za kopiranje delovnega lista uporabiti tipko Alt namesto tipke Ctrl.
Nasvet 04: V drug delovni zvezek
Do zdaj smo govorili o premikanju in kopiranju delovnih listov v istem delovnem zvezku. Lahko pa tudi delovni list premaknete v drug delovni zvezek. Prepričajte se, da sta obe delovni zvezki odprti. Zaradi jasnosti bomo poimenovali delovni zvezek, iz katerega želimo kopirati delovni list WorkbookSource.xlsx. Pokličemo delovni zvezek, v katerega želimo prilepiti delovni list WorkbookTarget.xlsx. V WorkbookSource.xlsx z desno miškino tipko kliknite jeziček lista, ki ga želite kopirati, in izberite ukaz Premakni ali kopiraj. Odprlo se bo majhno okno, kjer lahko v polju Do mape izberete možnost WorkbookTarget.xlsx izberite. spodaj Pokrivna folija sami določite, v kateri položaj naj bo ta delovni list. Na dnu lahko navedete, ali naj Excel naredi kopijo izbranega delovnega lista. Če tega ne preverite, Excel ne bo kopiral delovnega lista, temveč ga bo premaknil iz ene mape v drugo.
Samo preveri
Ko premikate delovni list v drug delovni zvezek, bodite pozorni na vse formule, ki se nanašajo na celice v trenutnem delovnem zvezku. Dokler so formule zgrajene s podatki iz istega delovnega lista, ni nič narobe. Če pa se uporabljajo formule, ki se nanašajo na podatke na drugih delovnih listih, potem te formule po premikanju delovnega lista niso več pravilne.
Prilagoditve lahko hkrati uporabite na več delovnih listih, tako da jih razvrstite v skupineNasvet 05: Barve
Če želite, da je organiziran, ne samo, da imate zavihke s primernim imenom, temveč tudi z barvo. Z desno miškino tipko kliknite zavihek delovnega lista in izberite možnost Barva zavihka. S tem se odpre paleta z barvami tem in privzetimi barvami. Z možnostjo Več barv odpre izbirnik barv Windows, kjer lahko izberete vse možne barve. Če ima jeziček lista rahlo preliv do te barve, to pomeni, da je izbran delovni list. Kliknite zavihek drugega delovnega lista, da vidite dejansko spremembo barve.
Nasvet 06: Skupina
Prilagoditve lahko hkrati uporabite na več delovnih listih, tako da jih začasno razvrstite v skupine. Če želite delovne liste razvrstiti v skupine, pritisnite tipko Ctrl, medtem ko kliknete različne zavihke listov enega za drugim. Ko formatirate podatke celic v določeno barvo ali pisavo na enem listu skupine, bodo iste celice na drugih združenih delovnih listih podedovale isto oblikovanje. Podatke lahko vtipkate tudi na enem zavihku, nato pa bodo isti podatki prikazani tudi na drugih zavihkih. Ne pozabite razstaviti skupine, sicer boste še naprej prilagajali podatke na vseh združenih delovnih listih, ne da bi se tega zavedali. Če želite odstraniti skupino, z desno miškino tipko kliknite enega od zavihkov in izberite Razdruži liste.
Nasvet 07: Preklopite
Če delate z veliko delovnimi listi, zavihki morda ne ustrezajo vsem v oknu Excel. Po delovnih listih se lahko premikate na več načinov. V sistemu Windows boste na enem ali obeh koncih opravilne vrstice videli tri vodoravne pike. Kliknite tri pike, da se pomikate po jezičkih lista v tej smeri. Uporabite lahko tudi puščico desno in levo v vrstici z zavihki. Če kliknete puščico levo, medtem ko držite Ctrl, boste utripali do prvega lista.
Bližnjice
Ljubitelji bližnjic na tipkovnici podajamo še en trik za hitro preklapljanje med delovnimi listi. Bližnjična tipka za izbiro naslednjega lista je Ctrl + Page Down. Logično je, da je bližnjica na tipkovnici za izbiro prejšnjega lista nato Ctrl + Page Up. Za izbiro več listov lahko uporabite tudi tipki Ctrl in Shift. V nasvetu 6 smo že razložili način dela s Ctrl. Shift vam omogoča, da med klikom na prvi in zadnji zavihek v obsegu izberete sosednji obseg listov.
Nasvet 08: Dodaten prostor
V sistemu Windows je dno drsnika na dnu okna Excel, ki zavzame kar nekaj prostora. Če delate z več delovnimi listi, vam bo zmanjkalo prostora za ogled vseh zavihkov listov. Potem je lepo vedeti, da lahko vrstico z zavihki podaljšate. Če želite to narediti, s kazalcem miške kliknite tri navpične pike na levi strani drsnika. Nato povlecite tri pike na desno, da skrajšate drsnik.
S preprostim trikom si lahko hkrati ogledate več delovnih listov Nasvet 09: Več listov v oknu
Pri delu z več delovnimi listi na zaslonu običajno vidite samo en delovni list. Toda s preprostim trikom je mogoče hkrati videti več delovnih listov. To pokažemo na delovnih listih: København, Bruselj, Amsterdam. Prepričajte se, da je viden prvi delovni list (København), in pojdite na zavihek prek traku Kip. Kliknite gumb na tem zavihku Novo okno. To bo prikazal isti delovni list v drugem oknu. V tem drugem oknu kliknite zavihek bruseljskega lista, da se prikaže. Ker želite prikazati tretji delovni list, uporabite gumb Novo okno ponovno. In v tem tretjem oknu kliknite zavihek Amsterdamskega lista. Tretje okno je mogoče prepoznati po oznaki 3 za imenom datoteke v naslovni vrstici. Zdaj lahko tri odprta okna združite s klikom na trak na zavihku Kip gumb Vsa okna da kliknete. Pojavilo se bo majhno pogovorno okno z vprašanjem, kako želite kombinirati okna. Izberite Drug ob drugem in potrdite z v redu. Vsa odprta okna so zdaj lepo razporejena drug ob drugem in pod njimi.
Nasvet 10: Skrij
Ali želite skriti določene delovne liste? Kar lahko. Z desno miškino tipko kliknite zavihek, ki naj izgine iz pogleda in izberite Skrij v priročnem meniju. Če želite skriti delovni list vrniti na površino, z desno miškino tipko kliknite enega od drugih zavihkov in izberite ukaz Vidno. Če je bilo skritih več delovnih listov, bo Excel v pojavnem oknu vprašal, kateri delovni list želite prikazati.
Nasvet 11: Seznam listov
Kjer smo v nasvetu 7 razpravljali o preklapljanju med različnimi zavihki, obstaja še en način, in sicer seznam listov. To je seznam vseh vidnih listov. Kako odprete seznam listov? Z desno miškino tipko kliknite navigacijske gumbe zavihkov, to je zalogaj dveh puščic za krmarjenje, ki jih vidite spodaj levo na zavihkih listov. Prikaže se seznam delovnih listov iz delovnega zvezka, kjer lahko samo dvakrat kliknete na ime lista, ki ga želite aktivirati.
Število listov
Koliko delovnih listov prikaže Excel, ko zaženete nov delovni zvezek? To je odvisno od nastavitev. Kliknite trak na zavihku mapa. Nato izberite Opcije. V oknu Možnosti za Excel izberete v levem stolpcu Splošno in nato iščete v delu Ko se ustvarijo novi delovni zvezki nalogo Število listov za snemanje. S števcem označite, koliko delovnih listov naj vsebuje nov delovni zvezek.
Nasvet 12: Predloga
Ko datoteko Excel shranite kot datoteko .xltx, postane predloga. S tem bodo tudi vsi drugi delovni listi te datoteke postali predloge. Možno je tudi nasprotno. Predlogo lahko vstavite v obstoječi delovni zvezek kot nov delovni list. Če želite to narediti, z desno miškino tipko kliknite obstoječi zavihek in izberite ukaz Vstavi. To bo odprlo okno, kjer boste izbrali, kaj želite vstaviti. Od tu se lahko tudi posvetujete in izberete spletne Officeove predloge. Predloga, ki jo vstavite na ta način, se samodejno postavi pred izbrani zavihek lista.
Nasvet 13: Zaščitite
Delovni list zaščitite, da preprečite, da bi vas ali koga drugega nenamerno spremenil. Če želite to narediti, pojdite na zavihek na traku Preveriti in izberite v skupini Zavarovati pred Zaščitite list. V pojavnem oknu lahko navedete, kaj lahko uporabnik počne. Če uporabnik v njem ne sme ničesar storiti, odstranite vse kljukice. Nato vnesite geslo, da zagotovite, da zaščite ni mogoče odstraniti čez noč. Za potrditev bo Excel zahteval ponovitev gesla.
