V programu Word vam ni treba vtipkati vseh podatkov, ki jih uporabljate v dokumentu. Programska oprema ima obsežne funkcije za uvoz podatkov iz drugih programov. V tem članku vam bomo pokazali možnosti uvoza in povezovanja podatkov iz drugih programov, kot je Excel.
Če imate druge pakete iz serije Office, Word ponuja možnost uvoza podatkov iz teh programov v vaš dokument. Ne glede na to, ali gre za podatke iz Excelovega lista ali Access, naslovne podatke ali diapozitive; jih lahko enostavno povežete s svojim Wordovim dokumentom. Prednost povezovanja podatkov iz drugih programov je v tem, da morate podatke samo enkrat spremeniti v izvornem programu. Word bo nato samodejno sprejel spremembe v vašem dokumentu. Včasih morate te podatke osvežiti.
01 Uvoz podatkov iz Excela
Excel se pogosto uporablja za vnos podatkov. Toda včasih želite v Word vključiti le del Excelove datoteke, ne da bi bili podatki neposredno povezani. Na primer tabela (del a). Obsežne funkcije kopiranja in lepljenja v programu Word in Excelu zagotavljajo prenos podatkov, vključno z oblikovanjem, v vaš dokument. V tem primeru bomo iz Excela v Word kopirali preprosto navadno tabelo. Izberemo vse celice, z desno miškino tipko kliknemo in izberemo Za kopiranje.
02 Izbira pravilne oblike
Način vnosa podatkov iz Excela v Word je odvisen od funkcije lepljenja, ki ste jo izbrali v slednjem. V Wordu lahko podatke v dokument vstavite na različne načine: prilepite z zadrževanjem oblikovanja, prilepite kot sliko ali prilepite brez oblikovanja. Možnosti lepljenja, ki bodo na voljo, so odvisne od vrste podatkov, ki so v odložišču. Če kopirate tabelo iz Excela, imate več možnosti lepljenja, kot če želite v svoj Wordov dokument prilepiti navadno besedilo, na primer iz Beležnice.
Če želite podatke iz Excela prilepiti brez formatiranja v Word, izberite »Obdrži samo besedilo«, skrajni desni gumb v meniju. Word nato prilepi podatke iz Excela neposredno brez dodatkov. Vsaka vrstica iz tabele je prilepljena v ločeno vrstico.
03 Tabela z ohranjanjem oblikovanja
Če je tabela v Excelu oblikovana z obrobami, barvami, različnimi pisavami in barvnimi celicami in jih želite kopirati eno za drugo v Wordu, lahko za funkcijo izbirate med možnostmi lepljenja Obdržite izvorno oblikovanje.
Ko kopirate tabelo iz Excela, so tudi podatki v Wordu v tabelo. Prednost tega je, da lahko zdaj dodatno urejate podatke in po potrebi prilagodite tabelo glede na zasnovo. Če v Wordu kliknete na prilepljeno tabelo, se zavihek prikaže tudi na traku Oblika mize na voljo. Z izbrano tabelo lahko takoj uporabite drugačen dizajn.
Če želite spremeniti samo eno celico, vrstico ali stolpec, kliknite nanjo z miško in spremenite njene lastnosti.
04 Dinamični podatki iz Excela
Včasih se lahko zgodi, da so podatki v Excelu, ki jih želite uporabiti v dokumentu Word, dinamični. To pomeni, da se lahko podatki v Excelovi datoteki sčasoma spreminjajo. Potem je pomembno, da so podatki iz Excela, ki so nameščeni v Wordu, najnovejši. Podatke lahko prilepite v Word, hkrati pa ohranite povezavo do podatkov v Excelu. Če vi ali kdo drug spremeni izvirne podatke v Excelu, se bodo te spremembe odražale tudi v Wordu. Če želite to narediti, morate podatke iz Excela na poseben način prilepiti v Word. V tem primeru v meniju izberite paste za Povežite in obdržite izvorno oblikovanje.
Ko podatke prilepite v Word, boste videli, da je tabela dobila drugačno funkcijo. Če z desno miškino tipko kliknete eno od celic, boste na seznamu videli novo možnost, in sicer Posodobi povezavo. Če so bili podatki spremenjeni v Excelu, se ne bodo spremenili neposredno v Wordu. Kot lastnik dokumenta lahko tako izberete najnovejše podatke v tabeli Posodobi povezavo.
05 Tabele z oblikovanjem
Mimogrede, ta funkcija deluje tudi, ko se v Excelu spremeni izvirno oblikovanje v tabeli. Takoj, ko se na primer v Excelu spremeni barva ali debelina črt in v Wordu izberete Posodobi povezavo, bodo te spremembe odražene tudi v Wordu. To ima seveda lahko tudi pomanjkljivosti pri postavitvi vašega Wordovega dokumenta. Na srečo obstaja rešitev za to. Če želite kopirati samo podatke v celicah Excela, ne pa tudi samega oblikovanja, izberite možnost lepljenja Povežite in uporabite ciljne sezname. Tabela je zdaj kopirana brez formatiranja v Wordu, vendar podatki v celicah ostanejo povezani z Excelom in vse spremembe bodo izvedene, ko izberete Posodobi povezavo izveden v Wordu.
Če je zasnova tabele prilagojena v Excelu, to ne bo vplivalo na postavitev tabele v Wordu.
06 Ustvarite pisma in poštna sporočila
Word lahko uporabite tudi za pošiljanje pisma na več naslovov. Na srečo vam ni treba izdelati ločenega pisma za vsakega naslovnika, lahko pa naredite standardno pismo. S standardnim pismom lahko enostavno pošljete pismo več osebam. Na tako običajno pismo povežete bazo podatkov z imeni, naslovi in prebivališči. To funkcijo lahko uporabite tudi za tiskanje ovojnic. V tem primeru vam bomo pokazali, kako samodejno dodate naslove v dokument.
07 Ustvarjanje naslovnih polj
Word ima posebno funkcijo za samodejno vstavljanje imen in naslovov v vaš dokument. V traku boste našli ločen zavihek za to, imenovan Pošiljanje. Tam lahko Word povežete z obstoječim poštnim seznamom ali pa od tu ustvarite tudi nov seznam.
Najprej morate imeti seznam naslovov. To lahko ustvarite sami v Wordu, lahko pa Word povežete tudi z Excelom, na primer, da iz njega izvlečete naslovne podatke. Najprej vam bomo pokazali, kako sami ustvarite seznam podrobnosti o naslovu v Wordu. Pod zavihkom Pošiljanje boste našli gumb Izberite naslove. Kliknite nanjo in izberite možnost Vnesite nov seznam.
Zdaj se bo pojavilo okno, v katerega lahko vnesete podatke o naslovu. V tem primeru se omejimo na (izmišljene) podatke o naslovih, kot so pozdrav, začetnica, priimek, naslov, poštna številka in mesto. Za vsako vrstico vnesete podrobnosti oseb, ki jim želite pisati. Ko končate z izpolnjevanjem, pritisnite gumb v redu , da shranite seznam.
Word shrani seznam naslovov kot Microsoftovo bazo podatkov (s pripono .mdb) in ima to prednost, da lahko to datoteko še naprej uporabljate v Officeu, zato vam ni treba vsakič ustvarjati novega naslova.
Če ste zbirko podatkov shranili v Wordu, se bo na traku pojavil gumb Začni spajanje pošte na voljo. Preden pa kliknete na to, morate najprej v svojem pismu določiti položaj, kamor želite postaviti naslovno polje. Če ga želite namestiti, kliknite gumb Naslovni blok.
08 Preverjanje podatkov
Zdaj boste videli novo okno, v katerem lahko preverite, ali so podatki pravilni. Tu načeloma ni treba veliko spreminjati; če ste sestavili preprost seznam naslovov, ki vsebuje samo ime in priimek, ulico, hišno številko, poštno številko in mesto in so vsi naslovi v vaši državi, ga Word običajno postavi takoj. Samo če pošiljate tudi mednarodna pisma, je koristno spremeniti nastavitve. Nato kliknite gumb v redu , nato Word postavi besedilno kodo <>. Ta blok torej pomeni, da so tam nameščeni naslovni podatki baze podatkov.
Na vrhu traku so zdaj prikazani dodatni gumbi, s katerimi lahko brskate po črkah s pravkar povezanimi naslovi. Tako lahko preverite, ali so na naslovu pravilno navedeni naslovni podatki. Poleg puščičnih gumbov za pomikanje po črkah boste našli tudi gumb z imenom Primer rezultata. S pritiskom na ta gumb boste videli dejanske podrobnosti o naslovu na črko.
Zdaj se lahko odločite, ali ste zadovoljni s trenutnim pogledom ali želite spremeniti kaj drugega. Postavitev, na primer, ker boste morda želeli naslove natisniti nekoliko večje ali jim priskrbeti drugo pisavo. Ni vam treba storiti tega za vsako črko posebej, vendar to storite v enem zamahu, tako da v dokumentu izberete blok <>. Če želite to narediti, morate najprej onemogočiti predogled naslova s ponovnim pritiskom na gumb Primer rezultata da kliknete. Šele potem se bo naslovni blok spet prikazal. V dokumentu izberite <> in lahko prilagodite obliko.
09 Spoji dokumente
Ste zadovoljni z rezultatom? Potem lahko naslovne podatke združite s svojim pismom. Z združitvijo Word naredi več kopij pisma z enoličnim naslovom iz baze podatkov za vsako črko. Če želite začeti spajanje, kliknite gumb na traku Dokončajte in združite, vse do desne. Zdaj se bodo pojavile tri možnosti, izberite Tiskanje dokumentov.
Določite, katere zapise želite natisniti, običajno natisnete vse naenkrat. Word pošlje ukaz po pritisku na gumb v redu, na tiskalnik in vaša pisma bodo natisnjena.
Namig: natisnite nalepke in kuverte
Ali želite poleg tiskanja črk naslove natisniti tudi na kuverte ali nalepke? Nato izberite na levi strani traku za Kuverte ali Nalepke. Ko kliknete enega od teh dveh gumbov, Word spremeni obliko trenutnega dokumenta v obliko ovojnice ali nalepke. Izbirate lahko med različnimi velikostmi.
10 Uvoz naslovov iz Excela
V Wordu lahko naslovne datoteke dobite tudi iz drugih programov ali delate z ločenimi formati datotek. Vnos prek funkcije Adresni seznami v Wordu je včasih precej težaven. To je zelo natančno delo in pritisk napačnega gumba lahko hitro povzroči, da ponovno vnesete zapis. Poleg tega majhnost vhodnega okna otežuje delo z več zapisi. V tem primeru je bolje izbrati program, ki lahko bolje obvladuje zapise, na primer Excel ali - če želite sodelovati s programi zbirke podatkov - Access. Za ta osnovni tečaj uporabljamo Excel za uvoz naslovnih podatkov, kar v tem primeru dobro deluje; veliko lažje je uporabiti več vrstic v Excelu.
Če imate zapise v Excelu urejene, jih lahko preprosto uporabite za ustvarjanje podatkov o naslovih v Wordu. Vsaki vrstici v Excelu, ki jo je treba v Wordu uporabiti za podatke o naslovih, navedite jasno ime: Pozdrav, Ime, Priimek, ime ulice, hišna številka, Poštna številka in prebivališče. Ta vrstica je nato prva vrstica v tabeli. V naslednje vrstice nato vnesete vse podrobnosti naslovov, ki jih želite uporabiti v pismu.
11 Shrani datoteko
Ste končali svojo datoteko? Nato ga shranite in nato pojdite v Word, da uvozite podatke iz datoteke Excel kot naslovno datoteko. To storite tako: kliknite trak Pošiljanje na Izberite naslove in izberite to Uporabi obstoječi seznam. Nato izberite svojo datoteko Excel.
Word zdaj dobi potrditev datoteke. Če ste tabelo formatirali v Excelu, kot v našem primeru, prva vrstica podatkov vsebuje naslove stolpcev. Nato postavite tudi kljukico Prva vrstica podatkov vsebuje naslove stolpcev. Word to prepozna, zato lahko pravilna polja enostavno postavite na pravo mesto v dokumentu.
12 Navedite polja
V nasprotju z uvozom podatkov o naslovih prek seznama naslovov morate pri uvozu podatkov iz Excela polja še vedno določiti ločeno. Vsak stolpec iz Excelove datoteke postane ločen blok v Wordu, ki sčasoma vsebuje celotno naslovno polje. V traku na Pošiljanje našli boste gumb z imenom Vstavi polja za spajanje. V tem meniju najdete vse stolpce z Excelovega lista. Zdaj ga lahko vstavite v dokument s klikom na pravilno ime. Najprej postavite kazalec tja, kamor želite vstaviti prvo polje, v našem primeru je to Pozdrav.
Med vsakim poljem v dokumentu Word postavite presledek, tako da pozdrav, ime in priimek ne bodo postavljeni drug proti drugemu, kot spodaj:
<><><>
Zdaj vnesite novo vrstico in postavite polja pod njo ime ulice in hišna številka, spet s presledkom:
<><>
In v zadnji vrstici postavite končno Poštna številka in prebivališče, tudi tukaj s presledkom vmes:
<><>
Prednost vključitve ločenih polj v dokumentu Word je, da jih lahko uporabite kjer koli v svojem pismu. Na ta način lahko sestavite osebno pismo na podlagi podatkov iz datoteke Excel.
