Kako

Digitalizirajte račune, pisma in fotografije

Spremljanje vseh prejemkov in pisem, ki prihajajo, je kar nekaj dela. Pogosto se vse konča na velikem kupu. Da ne omenjam vseh tistih fotografij, skritih globoko na podstrešju. Čas za jesensko čiščenje: znebite se tega papirja! Pomagali vam bomo narediti red v kaosu z digitalizacijo potrdil, pisem in fotografij.

Nasvet 01: Kaj digitalizirati?

Preden začnemo, natančno določite, kaj želite digitalizirati. Dober začetni korak je na primer shranjevanje potrdil in računov: želite jih hraniti nekaj let, tako da imate še vedno garancijo na predmete, vendar je fizično shranjevanje več let lahko težavno: enostavno lahko jih izgubite. Lahko tudi digitalizirate svoja pisma. Treba je hraniti pomembna pisma in papirje, a tudi vse na velikem kupu ni super. In če optično preberete te dokumente, lahko tudi veliko lažje iščete besedila. In tudi vi želite digitalizirati svoje fotografije? Če imate v knjigah s fotografijami veliko starih fotografij, jih je lepo imeti digitalno, da jih lahko delite z drugimi in sestavite nove knjige fotografij. Enako velja za negative, z njimi bomo tudi delali. Največ dela bo digitalizacija fotografij.

Ko določite, kaj želite digitalizirati, najprej razvrstite po svežnjih: razvrstite vse in takoj zavrzite nepomembne papirje.

Digitalne račune najlažje digitalizirate s pametnim telefonom

Nasvet 02: Računi

Račune najlažje optično preberete s pametnim telefonom. Na ta način lahko potrdilo optično preberete takoj po nakupu, da ga ne pozabite in da se trajno shrani. Obstaja veliko aplikacij za skeniranje računov: Dropbox, Office Lens, Evernote, Adobe, Applova aplikacija Notes in še več. Potrdilo lahko seveda samo fotografirate, vendar je prednost take aplikacije za optično branje (glej 5. nasvet) v tem, da prerez potrdi in prikaže le malo bolje. Potrdilo se nato shrani tudi kot PDF, ki je primernejši za dokumente kot na primer jpg ali png. Pomembno vprašanje pri potrdilih je, ali je treba še vedno hraniti original. Na žalost to ni vedno jasno. Obstaja velika verjetnost, da trgovina ni težka, toda trgovina bi to lahko storila. To velja predvsem za potrdila brez enolične serijske številke, ker potem ni mogoče ugotoviti, ali ste ga tam kupili ali ne. Načeloma vam na papirju ni treba hraniti računov s tako edinstveno serijsko številko. Da se prepričate, se obrnite na trgovino!

Nasvet 03: Pisma

Digitalizacija črk je najboljša pri optičnem bralniku, saj imate pri pametnem telefonu hitro težave s čitljivostjo. Pri optičnem bralniku sicer potrebujete več dela, velika prednost pa je, da ima veliko optičnih bralnikov okr programsko opremo za prepoznavanje besedil, glejte nasvet 6. Če imate večnamenski ali ločen optični bralnik, ga lahko seveda uporabite. Če ga še nimate in iščete optični bralnik, si lahko na primer ogledate Fujitsu ScanSnap. Deluje hitro in je majhen ter prenosljiv, zato ga lahko postavite kamor koli.

Številni sodobni optični bralniki imajo integracijo s storitvami za shranjevanje v oblaku, zato lahko brez kabla skenirate neposredno v oblak. Nato datoteke sinhronizirate v računalniku in lahko še naprej delate z njimi.

Nasvet 04: Fotografije

Za fotografije je kakovost digitalne različice veliko bolj pomembna. Fotografije lahko optično preberete s pametnim telefonom, na primer z aplikacijo Google FotoScan, glejte nasvet 5. Vendar pa je kakovost in prilagodljivost nastavitev pri pravem optičnem bralniku pogosto boljša. Če želite digitalizirati negative, za to obstajajo posebni skenerji. Lahko si ogledate tudi aplikacijo, kot je FilmLab. Ta aplikacija obljublja pretvorbo negativov v čudovite fotografije, toda v času pisanja še ni na voljo nobene javne preizkusne različice.

Nasvet 05: Aplikacije

Najprej bomo začeli s pametnim telefonom. Če želite digitalizirati račune, lahko uporabite aplikacijo Office Lens na pametnem telefonu. Najdete ga v trgovini z aplikacijami za Android in iOS. Po namestitvi odprite aplikacijo, da začnete, in tapnite Dovoli dostop , da aplikaciji omogočite dostop do vaših fotografij. Aplikaciji omogočite tudi dostop do kamere. Potem gre za izbiro vrste dokumenta: potrdila so najboljša možnost Dokument. Prepričajte se, da je račun dobro viden, in pritisnite rdeči gumb, da posnamete fotografijo. Nato lahko obrežete potrdilo. Klikni Pripravljen ko končate in izberite, kam želite shraniti dokument. To lahko storite lokalno ali v Microsoftovem oblaku (OneDrive ali OneNote).

Za digitalizacijo fotografij prek aplikacije lahko uporabite Google FotoScan. Na voljo je za Android in iOS. Če želite začeti z aplikacijo, preprosto držite fotografije pred kamero in pritisnite gumb za optično branje v aplikaciji. FotoScan se bo samodejno sukal, obrezoval in poskušal optimizirati barve. Sliko morate samo slikati, ostalo pa se bo zgodilo samo od sebe. Fotografijo lahko shranite v svojo najljubšo shrambo v oblaku.

Programska oprema Ocr lahko prepozna besedila iz vaših optično prebranih črk

Nasvet 06: Optično branje

Če želite boljšo kakovost ali na primer hitro digitalizirajte črke, je bolje uporabiti optični bralnik. Zlasti za črke je uporabna okr, programska oprema, ki je standardno priložena številnim optičnim bralnikom. Ocr pomeni optično prepoznavanje znakov ali optično prepoznavanje znakov. Sliko pretvori v besedilo. Brezplačen program, ki to lahko stori, je FreeOCR za Windows. Na žalost je bil nazadnje posodobljen leta 2015. FreeOCR lahko prenesete tukaj. Namestite in odprite program. Kliknite na vrhu Odprite PDF odpreti PDF ali klikniti Odprto da odprete sliko (na primer, če ste pismo shranili kot datoteko jpg). Z desno miškino tipko kliknite OCR jezik na igla in nato kliknite na OCRgumb za pretvorbo slike v besedilo. Rezultat se lahko zelo razlikuje od enega dokumenta do drugega. Če je rezultat dovolj dober, ga lahko na primer shranite ločeno kot datoteko txt poleg optičnega branja. Za optimalne rezultate: poskrbite, da boste skenirali v najvišji možni ločljivosti (glejte 7. nasvet), vendar se zavedajte, da lahko nato uporabite veliko prostora za shranjevanje.

Nasvet 07: NAPS2

Vsi proizvajalci optičnih bralnikov dobavljajo programsko opremo za optično branje. Če vam niso všeč ali če v njih pogrešate funkcije, si lahko ogledate NAPS2. Vgrajen ima tudi okr. NAPS2 si naložite tukaj. Odprite datoteko in dokončajte postopek namestitve, tako da sledite čarovniku (privzete nastavitve so v redu). Nato zaženite program prek začetnega menija. Za optično branje kliknite gumb za optično branje. Vnesite ime optičnega bralnika Zaslonsko ime in kliknite na Izberite napravo. Na seznamu izberite svojo napravo in kliknite v redu. Izberite na Oblika strani pred A4 in za Resolucija izberite dpi (glej nasvet 8). kliknite na v redu. Nato se skenira. Nato lahko spodaj in znova postavite še eno stran Optično branje pritisniti. Stran se prikaže v preglednem oknu. Če kliknete na PDF, vse optično prebrane dokumente združite v en dokument PDF. Dvokliknete lahko optično prebrani dokument, da ga uredite, na primer zasukate ali obrežete. Če želite uporabiti ocr v NAPS2, kliknite OCR. Nato kliknite na Nizozemsko na seznamu potrdite polje in kliknite Prenesti. Po prenosu označite to možnost Omogočite iskanje po PDF-jih prek OCR in kliknite na v redu. Poskrbite tudi za to OCR jezik na Nizozemsko država. Če nato dokumente shranite v obliki PDF in v Adobe pritisnete Ctrl + F in poiščete izraz, bo ta ugotovljen, če je ocr uspel.

Nasvet 08: DPI

Ločljivost skeniranja je prikazana v dpi: pik na palec. To določa ločljivost in s tem kakovost slike. Višji kot je dpi, višja je kakovost, hkrati pa tudi dlje časa, da je optični bralnik pripravljen in več prostora za shranjevanje potrebuje skeniranje. Torej: previsoko in čakati je treba dolgo, prostor za shranjevanje pa je tako porabljen, prenizek in optično prebrani dokument je praznični festival. Na splošno je za pisma in račune dpi 300 dpi dobro razmerje med kakovostjo in hitrostjo. Za fotografije želite hitro izbrati nekaj podobnega 600 dpi ali več. Vegativi ali res majhne fotografije, ki jih želite prikazati večje, preprosto posnemite največ dpi vašega skenerja.

Digitalni zapiski

Nekaj, kar še vedno počnemo na papirju, si zapisujemo. Zdi se, da se ne morete izogniti temu. Vse več prenosnih računalnikov ima zaslone na dotik, z digitalnim pisalom pa lahko preprosto beležite v svoji najljubši aplikaciji, kot sta OneNote ali Evernote. Nekaj ​​se bo treba navaditi, pisati s tako digitalnim pisalom. Za najboljše rezultate - če kupujete nov prenosnik - izberite prenosnik s podporo za Windows Ink, ki je še posebej primeren za uporabo digitalnega pisala. Če res ne morete živeti brez papirja, si lahko ogledate tudi zvezek z živo knjigo, na primer pri Moleskine. Na zunaj ne bi rekli, da gre za digitalno stvar: gre le za analogni papir s pisalom. Kljub temu lahko zapiske zapisujete na papir in jih s pritiskom na gumb prenesete v tablični računalnik ali pametni telefon. Tam lahko preprosto urejate zapiske kot besedilo in jih prilagodite. Žal Moleskine Smart Writing Set stane okoli 230 evrov.

Nasvet 09: Poimenovanje

Ko je račun ali pismo optično prebrano, očitno ne želite, da ga preprosto vržete v mapo in ga ne boste mogli več najti. Datoteke morate pravilno organizirati v osebnem ali prenosnem računalniku. Če svoje datoteke sinhronizirate s svojo najljubšo storitvijo v oblaku, jih lahko dodate in si ogledate tudi iz pametnega telefona. Bodite pozorni na varnost storitve v oblaku, vedno uporabite močno geslo in omogočite dvostopenjsko preverjanje pristnosti.

Logična struktura map je odvisna od tega, kaj vam je všeč. Na primer, struktura je za črke leto / mesec (in neobvezno / dan), tako da boste dobili vse mesece v mapi 2017. Nasvet: navedite mesece številko, tako da bodo prikazani po vrsti v strukturi vaše mape, in po potrebi znova dodajte leto, priročen za pregled. Če imate veliko datotek, boste prejeli vse dni v mapi 1. januarja. Potem gre za preimenovanje datoteke in njeno umestitev v logično strukturo map. Preimenovanje je tudi nekaj, na kar morate biti pozorni: datotekam dajte dosledno ime. Če uporabljate več vrst imen med seboj, bo vaše datoteke hitro težko najti. O tem pomislite vnaprej: naknadna sprememba je veliko dela. Standardna konvencija o poimenovanju je lahko company_subject.pdf za črke ali purchase_date_model_no_device_type.pdf.

Najboljša oblika datoteke je odvisna od vaših zahtev in zmožnosti

Nasvet 10: vrsta datoteke

Med shranjevanjem datotek lahko na primer v programski opremi za optično branje izberete različne vrste datotek. Najboljša oblika datoteke je odvisna od vaših zahtev in zmožnosti. Če imate veliko prostora za shranjevanje, lahko za svoje fotografije izberete tiff. To ohranja kakovost, ker tiff ne uporablja kompresije. Primerna oblika črk je samo ena: pdf. Lepo pri pdf je, da lahko dokument vsebuje več strani in da oblika podpira ocr za enostavno iskanje datotek. Za potrdila lahko uporabite pdf ali kaj podobnega jpeg ali png. Upoštevajte, da jpeg uporablja veliko stiskanja, kar lahko povzroči slabo kakovost. Zato vedno preizkusite, ali so vaše datoteke še vedno berljive.

Nasvet 11: Arhiviranje

Če želite datoteke arhivirati in jih hraniti dlje časa, je najbolje, da jih shranite na več mestih, tako da imate varnostno kopijo. Naše izkušnje kažejo, da je koristno prihraniti zaključena leta ali četrtletja tako, da jih zapisujete na DVD ali jih namestite na zunanji trdi disk, ki ga z računalnikom povežete le, ko potrebujete datoteke. Kopija NAS je seveda vedno dobra rešitev. Mimogrede, zavedajte se, da DVD ne bo trajal večno in da se lahko pokvari tudi zunanji trdi disk. Če res želite zagotoviti, da so vaši podatki ohranjeni, si lahko ogledate M-diske. To je poseben DVD podoben disk, zasnovan za tisoč let. Za to potrebujete poseben gorilnik, a ko je opečen, lahko uporabite M-disk v katerem koli DVD-bralniku. Lahko pa si predstavljamo, da se vam zdi to preveč. Izberete lahko tudi shranjevanje datotek v oblaku, priporočamo, da to storite varno!

Nasvet 12: Varnostne kopije

Če optično preberete vse dokumente in jih shranite digitalno, se prepričajte, da so dokumenti pravilno shranjeni. Pomembno je, da naredite varnostne kopije. To je mogoče storiti na različne načine. Najlažji način je uporaba vgrajene funkcije Windows za varnostno kopiranje. Za to greste v aplikacijo Nastavitve v operacijskem sistemu Windows 10 in nato v Posodobitve in varnost / varnostno kopiranje. kliknite na Dodajte postajo in na seznamu izberite (zunanji) pogon. Nato kliknite na Več možnosti. Prepričajte se, da s Varnostno kopirajte te mape mapa z vašimi dokumenti je tam. V nasprotnem primeru ga dodajte sami s pomočjo gumba Dodajte mapo. Po potrebi kliknite Nazaj nazaj takoj varnostno kopirati.

Nasvet 13: Vtičniki za Windows Explorer

Verjetno z dokumenti upravljate z Raziskovalcem. Na žalost ni tako zmogljiv, vendar lahko z nekaj dodatne programske opreme naredite nekaj več. Na primer, z orodjem Folder Ico lahko v raziskovalcu organizirate mape v barvah in kategorijah za boljši pregled. Na žalost ta vtičnik stane nekoliko: 10 dolarjev (približno 8,85 EUR) na računalnik. Orodje Clover daje raziskovalcu zavihke, podobne Chromu. Priročen je tudi Seer. Če v macOS izberete datoteko in pritisnete preslednico, si jo lahko hitro ogledate. S Seerjem ta funkcija pride tudi do raziskovalca. Na ta način lahko veliko hitreje brskate po vseh datotekah. Okno za predogled Windows Explorerja ne deluje dobro in vedno zavzame veliko prostora.

S programom Seer lahko veliko hitreje brskate po predogledu datotek

Nasvet 14: XYPlorer

Na žalost ima raziskovalec zelo omejene možnosti za učinkovito upravljanje vaših pisem in potrdil. Poleg vtičnikov, kot v prejšnjem nasvetu, si lahko ogledate tudi alternative, kot je XYPlorer. S tem programom imate možnost umestiti datoteke v barvno kategorijo in označiti vse datoteke (Raziskovalec Windows lahko označi samo nekatere oblike datotek). Ustvarite lahko tudi virtualne zbirke, shranite rezultate iskanja in pomaga vam pri ponavljajočih se opravilih. Ta program stane 40 dolarjev, kar je približno 34 evrov. Druga možnost je Directory Opus 12, s katerim lahko tudi označite in razvrstite po barvah. Directory Opus ima na voljo brezplačno različico z omejenimi funkcijami.

Nasvet 15: PDF in Word

Optično prebrane dokumente PDF lahko odprete s sodobnimi različicami Worda, nato pa Word samodejno uporabi ocr in jih takoj spremeni v optično prebrani dokument. Kakovost rezultata se razlikuje glede na dokument. Za posodobitve iz julija 2017. uporabljamo Word 2016. Odprite Word in kliknite Odprite druge dokumente na dnu. kliknite na Listi in zdaj poiščite dokument PDF, ki ga želite pretvoriti v datoteko Word, in kliknite Odpreti. Pojavi se sporočilo, da se dokument pretvarja in da se rezultati lahko razlikujejo: še posebej pri številnih slikah v pismu ali na potrdilu bo rezultat razočaral. kliknite na v redu in počakajte nekaj časa, da se pretvorba zaključi. Potem boste videli rezultat. V idealnem primeru shranite tako datoteko docx kot datoteko PDF, tako da imate vedno original.

Nasvet 16: Upravljanje dokumentov

Če se tega res želite resno lotiti z digitalizacijo računov in še posebej pisem, si lahko ogledate sistem za upravljanje dokumentov (DMS). To vam omogoča sistematično shranjevanje dokumentov, pripenjanje opomb ter njihovo enostavno iskanje in razvrščanje. Brezplačen in dober DMS je Mayan EDMS. Za začetek potrebujete strežnik z Dockerjem. Docker je na voljo v številnih NAS-jih, lahko pa ga namestite tudi v Windows ali macOS. Tukaj preberite, kako to delati.

$config[zx-auto] not found$config[zx-overlay] not found