Kako

To je najboljši način za arhiviranje e-pošte

Ne glede na to, ali želite vsa svoja dohodna in odhodna e-poštna sporočila obdržati iz poslovnih razlogov ali zgolj zaradi nostalgije, jih pustite v aktivnih nabiralnikih ni zelo praktično. Na srečo obstajajo rešitve za varnostno kopiranje ali arhiviranje sporočil, pri čemer je MailStore Home ena najbolj prilagodljivih.

Nekaj ​​sto sporočil v mapi Prejeto ali odhodno je še vedno mogoče obvladati, ko pa število sporočil doseže tisoče, postane hitro zmedeno. Raje se veselite gladke strategije varnostnega kopiranja ali arhiviranja.

Seveda ne moremo zajeti vseh znanih e-poštnih storitev in odjemalcev, zato smo skrbno premislili: MS Outlook in Gmail. Najprej si oglejmo nekaj osnovnih orodij za varnostno kopiranje in vgrajene zmožnosti arhiviranja. Potem je na vrsti močno orodje za varnostno kopiranje in arhiviranje MailStore Home, ki lahko obdeluje različne e-poštne odjemalce in storitve.

01 Outlook varnostne kopije

Medtem ko lahko ročno varnostno kopirate e-poštna sporočila v Outlooku - lahko celo preprosto povlečete in spustite izbor e-pošte v mapo na disku, tako da se končajo v datoteki sporočila - vendar je to precej mukotrpno. Na srečo obstaja orodje, ki avtomatizira celoten postopek varnostnega kopiranja: Safe PST Backup. Plačljiva različica stane 29,96 €, vendar lahko z brezplačno različico tudi precej napredujete. Glavna omejitev slednjega je, da lahko varnostno kopirate samo en Outlookov profil.

Prenesite in namestite orodje. Ob prvem zagonu program zahteva, da določite mapo za varnostno kopijo, nato pa kliknete gumb Zaženite varnostno kopiranje lahko pritisnete. Datoteke pst, povezane z vašim Outlook profilom, bodo zdaj varnostno kopirane. Takšna varnostna kopija poleg e-pošte vključuje tudi stike in koledarje.

Varnostno kopiranje se privzeto naredi vsako uro. Skozi Možnosti / urnik lahko prilagodite to frekvenco ali pa izberete sami Ročno.

Če se izvirna datoteka pst kdaj poškoduje, jo preprosto nadomestite z varnostno kopirano kopijo. Pravilno lokacijo v Outlooku najdete prek Nastavitve datoteke / računa (2x) / Podatkovne datoteke.

02 Gmailove varnostne kopije

Sporočila v Gmailu lahko zaščitite na več načinov. Storitev lahko na primer nastavite tako, da vsa dohodna sporočila takoj posreduje v nabiralnik druge poštne storitve. Ali pa recept IFTTT uporabljate za pošiljanje sporočil ali prilog storitvam za shranjevanje v oblaku, kot sta Dropbox ali Google Drive (na primer). Z brezplačno različico Spinbackup lahko zavarujete do 4 GB e-poštnih sporočil skupaj z dnevno varnostno kopijo in močnim šifriranjem AES.

Priročna alternativa je UpSafe. Namestite orodje in ga zaženite. kliknite na Prijavite se z Googlom, se prijavite z Google Računom in pritisnite Dovoli. Za vas Zaženite varnostno kopiranje najprej odpreš Možnosti varnostnega kopiranja. Tu določite, katero e-pošto želite vključiti v varnostno kopijo. To storite na podlagi meril, kot so Datum poslanega, Od vsebuje in (preko izbora od) letaki. Podobne možnosti so na voljo na zavihku Arhiviranje, vendar bodo v tem primeru varnostno kopirana sporočila odstranjena iz vašega Gmailovega računa. Na zavihku Skladiščenje izberite primerno mesto za shranjevanje v računalniku. Po brezplačni registraciji pride tudi možnost Ustvarite urnik na voljo: neke vrste bližnjica do Windows Task Schedulerja, s katero lahko natančno določite, kdaj in kako pogosto želite takšno varnostno kopijo.

Mimogrede, UpSafe ponuja podobno orodje za MS Outlook.

03 Outlook arhiviranje

Outlook 365/2016 sam ponuja precej osnovno funkcijo arhiviranja prek poštne mape Arhiv. Načeloma vam ni treba storiti več, kot da izberete ustrezno e-pošto v (na primer) svoji Prejeto, pritisnite tipko Backspace in jeziček Začni gumb Arhiviranje pritisniti. Ali pa preprosto povlečete svoj izbor v mapo za arhiv. Skozi Datoteka / Pripomočki / Nastavi arhivsko mapo po želji lahko za to nastavite drugo mapo.

Če želite avtomatizirati postopek arhiviranja, pojdite na Datoteka / Možnosti / Napredno. Pritisnite gumb tukaj Nastavitve samodejnega arhiviranja in nastavite želene nastavitve. Na primer, določite frekvenco (standardno Vsakih 14 dni) in mesto mape arhiva (datoteka .pst) Premaknite stare predmete v. Pritisnite na gumb Te nastavitve uporabite v vseh mapah in potrdite z v redu. Lahko pa ste bolj izbirčni: z desno miškino tipko kliknite enega poštno mapo, izberite Lastnosti in odprite zavihek Samodejni arhiv. Izberite možnost Arhivirajte elemente v tej mapi s privzetimi nastavitvami ali Arhivirajte to mapo z naslednjimi nastavitvami če želite odstopati od svojih standardnih pravil.

04 Gmail arhiviranje

Ko postavite kljukico na e-poštna sporočila v mapi »Prejeto« v Gmailu in nato na vrhu Arhiviranje izbira pošte bo izginila iz nabiralnika. Najdete ga v mapi Vsa e-pošta (po potrebi najprej kliknite tukaj Več). Če želite sporočila obnoviti v mapo Prejeto, jih znova izberite in kliknite na vrhu Premakni v mapo Prejeto.

Takšno arhiviranje lahko avtomatizirate tudi z ustvarjanjem filtra. Pojdi do Nastavitve in izberite Filtri in blokirani naslovi / Ustvari nov filter. Vnesite želena merila, kliknite na Ustvari filter in obkljukajte Preskoči mapo »Prejeto« (arhiv) Vklopljeno. Potrdite z Ustvari filter.

05 MailStore Home

Ena izmed najbolj prilagodljivih rešitev za varnostno kopiranje in arhiviranje različnih e-poštnih programov je brezplačni MailStore Home. Zaženite datoteko exe in namestite orodje (prek Namestite v ta računalnik) ali izberite prenosno različico (prek Na pogon X namestite prenosno različico.). Slednje je lahko koristno, na primer, če želite redno zbirati e-poštni arhiv iz nabiralnikov iz različnih osebnih računalnikov. Ali pa, če želite uvoženi nabiralnik izvoziti v poštni odjemalec v drugi napravi (beri: selitev).

Malo kasneje lahko začnete. Kliknite v levem oknu Osebni arhiv, potem se izkaže, da je prazen. Logično, ker moraš najprej Arhivirajte e-pošto in to storite z istoimensko možnostjo v istem oknu.

$config[zx-auto] not found$config[zx-overlay] not found