Vse več agencij se zavzema za življenje brez papirja, vendar se ne morete popolnoma izogniti pismu davčne uprave po pošti ali prejemu potrdila v trgovini. Ali želite vse te papirje digitalizirati sami? Potem lahko: potrebujete samo pametni telefon s fotoaparatom in ustrezno programsko opremo. Pojasnjujemo, kako lahko optično berete s pametnim telefonom.
Nasvet 01: Delajte mobilno
Preden vam damo informacije o aplikacijah, ki jih lahko uporabljate, najprej nasvet glede načina dela. Mobilno skeniranje je veliko lažje kot skeniranje s starim zaupanja vrednim optičnim bralnikom, toda ko prihranite vse prejemke, je še vedno kar nekaj dela z goro potrdila na vaši mizi. Ta potrdila bodo do takrat verjetno napol zmečkana, kar skeniranja ne olajša (glejte 6. nasvet). Zato vam priporočamo, da spremenite način dela. Prednost optičnega branja s pametnim telefonom je, da imate ta pametni telefon vedno pri sebi. Koristno je to izkoristiti. Z drugimi besedami: prejmete potrdilo, hitro poiščete mirno mesto, skenirate račun (in ga naložite neposredno v oblak, da ne boste tvegali izgube računov, če izgubite pametni telefon). Potrebno je nekaj privajanja, toda ko to postane del vaše rutine, vam življenje postane veliko lažje in bolj organizirano.
Nasvet 02: Izberite oblak
Mobilno skeniranje naredi stvari veliko jasnejše ... razen če vseeno naredite nered. Navsezadnje je toliko krajev, kjer lahko hranite datoteke. Seveda na samem vašem pametnem telefonu, vendar tega toplo odsvetujemo: če izgubite pametni telefon ali vam ga ukradejo, ste izgubili podatke. Možna je tudi sinhronizacija z osebnim računalnikom ali Macom, vendar je to nekoliko okorno, saj je nalaganje v oblak veliko hitrejše (in včasih tudi samodejno). Če izberete oblak, potem res izberite oblak. Ne nalagajte enega potrdila v Dropbox, drugega pa v Google Drive. Odločite se in uporabite aplikacijo, ki vam ustreza. Večina storitev v oblaku ima svojo aplikacijo z možnostjo skeniranja. Razpravljamo o teh aplikacijah in o aplikaciji, ki ni v lasti storitve v oblaku.
Priročna spletna fotografija za vaše skenirane fotografije je Google Photos. To lahko uporabite brezplačno in deluje tako na tabličnem računalniku kot na pametnem telefonu (Android in Apple). Poleg tega lahko v Google Photos priročno uporabljate albume, na primer za kategorizacijo računov (ali drugih optičnih bralnikov) ali za ločevanje od običajnih fotografij. Na naši spletni strani lahko preberete vse o storitvi Google Photos.
Storitve v oblaku so v vseh oblikah in velikostih in morda boste raje uporabili drugo storitev kot Google Foto. Vsak ima svoje prednosti in posebnosti. Za razliko od mnogih konkurentov, na primer Dropbox ni vezan na določen operacijski sistem. Drugače je na primer z iCloud (integriran v Appleov ekosistem), Google Drive ali Microsoftov OneDrive.
In potem je nešteto manjših, nekoliko manj znanih storitev. Na primer okvir, ki se bolj osredotoča na podjetja. Ali SpiderOak, ki ima zasebnost kot najpomembnejši podvig. Mega je storitev Kim Dotcom, znane internetne podjetnice. In Stack je nizozemski oblak, ki vam ponuja najmanj en terabajt brezplačnega prostora za shranjevanje. Veliko izbire, torej.
Skoraj vsaka aplikacija v oblaku ima tudi možnost optičnega branja Nasvet 03: Optično branje z Dropboxom
Od lani ima Dropbox možnost skeniranja dokumentov z aplikacijo Dropbox tako za Android kot za iOS. Pri tem je seveda koristno, da se dokumenti ne shranijo v vaš pametni telefon, ampak se naložijo neposredno v Dropbox in po možnosti takoj sinhronizirajo z aplikacijo Dropbox v računalniku. Če želite optično prebrati dokument, zaženite aplikacijo Dropbox, pritisnite znak plus na dnu in izberite Scan Document. Fotoaparat se bo takoj zagnal, nato pa ga lahko usmerite v dokument, ki ga želite optično prebrati. Modri okvir prikazuje, katera površina bo optično prebrana. Lepo je, da vam kamere ni treba držati neposredno nad njo; aplikacija poravna samo sliko. S pritiskom na znak plus v spodnjem levem kotu lahko dodate stran, s pritiskom na drsnike pa lahko nadzirate stvari, kot so barva, črno-bela itd. Z ikono v zgornjem desnem kotu zasukate sliko. Zadovoljni? Nato pritisnite Naslednji, določite, ali bo to datoteka PDF ali datoteka PNG, izberite mesto za shranjevanje v Dropboxu in pritisnite Shrani.
Nasvet 04:… z Google Drive
Google ima v svoji aplikaciji Google Drive tudi vgrajene zmožnosti skeniranja, žal pa ta funkcija v času pisanja obstaja le za Android. Če želite uporabiti funkcijo optičnega branja v Googlu Drive, zaženite aplikacijo na pametnem telefonu Android in pritisnite znak plus spodaj desno (v modrem krogu). V meniju, ki se prikaže, pritisnite Optično branje. Tako kot v aplikaciji Dropbox se bo kamera takoj zagnala in lahko jo usmerite proti dokumentu, ki ga želite optično prebrati. V nasprotju z Dropboxom ni prikazan noben okvir, vendar je ideja enaka in tukaj se popravijo preveč poševne slike. Če okvir ni pravilno nastavljen, ga lahko popravite tako, da pritisnete ikono s kvadratom na vrhu. Strani v tej aplikaciji lahko dodate tudi s pritiskom na znak plus v spodnjem levem kotu. Z ikono palete barv na vrhu lahko izberete, ali naj bo barvna ali črno-bela, s tremi pikami zgoraj desno pa lahko stran zasukate, poimenujete ali popolnoma izbrišete. Ko ste zadovoljni, pritisnite kljukico spodaj desno in vaša slika se bo samodejno naložila v Google Drive.
Nasvet 05:… s Turboscanom
Aplikacija TurboScan Pro stane 5,49 evra (ali 3,50 evra za Android), medtem ko sta aplikaciji Dropbox in Google Drive brezplačni. Toda ta aplikacija je bolj prilagodljiva in za to imamo nekaj pripravljenega. Če želite skenirati s TurboScan Pro (za iOS ali Android), zaženite aplikacijo in pritisnite ikono s kamero spodaj levo (lepo, da lahko tudi obstoječe fotografije naložite z ikono spodaj desno). Takoj ko posnamete fotografijo, TurboScan postavi okvir, ki ga lahko prilagodite sproti. Pritisnite Končano takoj, ko je okvir pravilen (v večini primerov je to samodejno pravilno). Spodaj desno lahko označite, ali želite račun shraniti črno-belo ali barvno (črno-belo zavzame manj prostora), barvno shemo pa lahko prilagodite s kvadratki na dnu. Nato pritisnite Naslednji. Z ikono spodaj desno (znak plus) lahko v optično branje dodate stran, z ikono čopiča lahko spremenite ime, po želji samodejno dodate datum in navedete, v kateri obliki naj bo skeniranje shranjeno. Z gumbom Deliti spodaj levo shranite optično branje ali ga naložite v oblak.
So vaši računi nagubani? Postavite jih pod stekleno ploščo za optično branjeNasvet 06: Gube
Priporočamo, da stvari, kot so računi, takoj preberete, ko jih prejmete, kot ste lahko prebrali v nasvetu 1. Če to ni mogoče ali preprosto ne želite storiti ničesar, obstaja verjetnost, da boste morali opraviti z nagubanimi potrdili. ukvarjati z. Zaradi tega je optično branje precej težje, vendar ne nemogoče. Potrdila / dokumente lahko seveda zložite nazaj in jih zložite nazaj, vendar to traja veliko časa, zato je uporabnost mobilnega skeniranja seveda težko najti. To težavo je enostavno rešiti z metodo, ki se pravzaprav ne razlikuje od običajnega optičnega bralnika: steklena stekelca. Iz fotookvirja vzemite stekleno ali plastično ploščo in jo položite na račun, ki ga želite optično prebrati. Gube takoj niso več problem. Nekaj, kar je treba storiti podnevi, saj lahko odsev svetilk v delo vrže ključ.
Nasvet 07: okr?
Vse omenjene aplikacije delujejo zelo prijetno in učinkovito, vendar imajo eno skupno napako: skeniranega besedila ne morejo pretvoriti v digitalno besedilo (tj. Besedilo, ki ga lahko nato kopirate in prilepite). Na srečo obstajajo aplikacije, ki uporabljajo to tehnologijo (ocr), ena od teh pa je znani proizvajalec programske opreme: Microsoft! Office Lens je brezplačen in na voljo tako za Android kot iOS. Če želite optično prebrati dokument, zaženite aplikacijo in na dnu označite, da gre za dokument. Kamero usmerite na dokument / potrdilo, ki ga želite optično prebrati, in pritisnite rdeči gumb, ko bel okvir pravilno zapre dokument. Zdaj pritisnite +1 spodaj levo, da v optično branje ali klik dodate še en dokument Pripravljen zgoraj desno, če ste z rezultatom zadovoljni. Če zdaj pritisnete PDF na dnu, se dokument shrani kot PDF, ki ga lahko urejate, torej lahko izberete in kopirate celotno besedilo v dokumentu.
Nasvet 08: Ločite datoteke
V nekaterih primerih je koristno skenirati veliko dokumentov kot en dokument samo zato, ker je to hitrejše. Potem pa seveda dobite en velik PDF, medtem ko ste dejansko želeli ločene dokumente. Vendar lahko dokumente ločite zelo enostavno. Odličen program za to je Adobe Acrobat DC, vendar je ta program drag in ni na voljo vsem. Na srečo obstajajo tudi brezplačne alternative, za katere vam sploh ni treba ničesar namestiti. Pojdite na www.splitpdf.com in naložite datoteko, ki jo želite razdeliti (lahko jo tudi uvozite neposredno iz Dropbox ali Google Drive). kliknite na Izvlecite vse strani v ločene datoteke ali natančno določite, katere datoteke želite razdeliti. Zdaj pritisnite Split da dejansko razdeli datoteke. Zdaj je ustvarjena datoteka zip, ki vsebuje vse strani glavnega dokumenta kot ločeno datoteko PDF.
Ali želite združiti več ločenih dokumentov v eno celoto? To lahko storite na spletu brezplačno Nasvet 09:… in kombinirajte
Mogoče je tudi obratno: optično prebrali ste vse vrste ločenih datotek in jih želite združiti v en PDF. Tudi Adobe Acrobat DC lahko to stori, toda tudi v tem primeru obstaja brezplačno spletno orodje, ki lahko to stori namesto vas (mimogrede od istih proizvajalcev). Pojdite na www.pdfmerge.com in naložite datoteke, ki jih želite združiti, v en PDF. Privzeto obstajajo štiri polja, vendar s klikom na Več datotek lahko dodate več polj. Nato kliknite Združi! Spletno mesto bo začelo delovati za vas in skoraj takoj zatem bo kombinirana datoteka PDF samodejno prenesena za vas. Mimogrede je na obeh straneh na voljo tudi programska oprema, ki vam lahko opravi delo v spletu, vendar ta programska oprema ni brezplačna.
Nasvet 10: Organizirajte se
Na začetku tega članka smo vam priporočili, da se odločite za eno storitev v oblaku. V nekaterih primerih to ne bo mogoče (na primer, ker skupaj upravljate skrbništvo in ima en telefon Android, drugi pa iPhone z aplikacijo Google Drive, ki ne podpira skeniranja). Takšna situacija ni optimalna, vendar jo je z IFTTT še vedno enostavno odpraviti. IFTTT je spletno mesto, ki lahko povezuje storitve. Pojdite na www.ifttt.com in ustvarite račun. Ni vam treba znova izumiti kolesa, dejanje, ki ga iščete, so že izvedli drugi. Kliknite povečevalno steklo in poiščite sync dropbox google pogon - (Tu lahko seveda vnesete katero koli storitev v oblaku; to dvoje vzamemo za primer). Izberite aplikacijo z želenim opisom (v našem primeru Samodejno sinhronizirajte nove datoteke, dodane v Dropbox, v Google Drive). V mapi Dropbox izberite mapo, kamor naložite račune, in kliknite Vklopiti. Potrdila v tej mapi se samodejno sinhronizirajo z Google Drive. Tako ohranjate vse lepo skupaj.
