Recimo, da delate z več osebami na istem dokumentu in so nekateri deli že popolnoma končani. Očitno se želite izogniti pretiranemu kolegu, ki bi se po naključju dotaknil dokončnih delov besedila. Na srečo ima Microsoft Word funkcijo za zaščito dokumenta tako, da so za prilagoditve drugih na voljo samo navedeni odlomki.
Nasvet 01: Omejite urejanje
Torej želite vrniti Wordov dokument v skupino, kjer želite, da nekateri fragmenti ostanejo samo za branje, saj je napaka zlahka narejena. Tukaj uporabljamo v Wordu 2016, vendar enako deluje v Wordu 2013. Odprite Wordov dokument, ki ga želite zaščititi, in pojdite na zavihek Preveriti. V tem zavihku izberete na desni strani v skupini Zavarovati funkcijo Omeji urejanje. Tako bo vrstica za to funkcijo prikazana na desni strani dokumenta. Označite potrditveno polje tukaj: V dokumentu dovoljujte samo urejanja te vrste. Prepričajte se, da možnost Brez sprememb (samo za branje) je izbrana v meniju. Tu je tudi možnost Izjeme, toda na to se bomo vrnili v nasvetu 3.
Vse, kar ne izberete v funkciji Omeji urejanje, bo pretvorjeno v samo za branje Nasvet 02: dovolite urejanje
Nato izberete dele, ki jih bodo drugi lahko urejali. Naredite to previdno, ker bo vse, kar ne izberete, na koncu samo za branje. Če želite izbrati dva ali več delov, ki jih je mogoče urejati, to storite tako, da med klikom in vlečenjem držite tipko Ctrl. Na ta način razširite izbor.
Nasvet 03: Izjeme
Ko izberete besedilo, se vrnite v okno Omeji urejanje. Tam označite potrditveno polje Vsi v razdelku Izjeme. To vsem, ki prejmejo dokument, omogoča urejanje vsebine, ki ste jo pravkar izbrali. Ko dokument prejme več oseb, vendar le določene osebe smejo urejati vsebino, kliknite modro besedilo v oknu Več uporabnikov. Odpre se novo okno, kjer vnesete uporabniška imena, ločena s podpičjem. Ta metoda je namenjena predvsem korporativnemu omrežju, ki zahteva dostop do imenika omrežja, na primer, e-poštni naslov ali ime morate zapisati kot domena. Ne glede na izbiro kliknite gumb Da, začnite uveljavljati varnost.
Nasvet 04: Začnite izvršbo
S klikom na gumb Da, začnite uveljavljati varnost še nisi tam. Odpre se novo okno z opozorilom, da dokument še ni šifriran. Tako lahko zlonamerni uporabniki datoteko uredijo in celo odstranijo geslo. Torej vnesite geslo in kliknite v redu. Tisti, ki poznajo geslo, lahko zaščito zlahka odstranijo in preprosto delajo na dokumentu. Če ste določili določene osebe, ki lahko urejajo dokument, izberite Geslo Preverjanje pristnosti uporabnika. Dokument je zdaj šifriran in ga lahko brez težav pošljete ostalim članom skupine.
Word označi dele besedila, ki jih je treba spremeniti, nato pa jih prejemnik z lahkoto ureja Nasvet 05: Ostali
Kaj pa vidi druga oseba, če ste besedilo delno izvzeli iz urejanja? Word bo označil besedilo, ki ga želite urediti. Na desni, v baru Omeji urejanje, prejemnik prebere, da je ta dokument zaščiten pred nenamernim urejanjem. Poleg tega se tam prikažeta dva nova široka gumba. Z zgornjim gumbom Word vedno išče naslednji del besedila, ki ga je mogoče urediti. Drugi gumb označuje vse odseke, ki jih je mogoče urejati. V vsakem primeru je pametno izbrati spodnjo možnost: Označi dele, ki jih lahko urejam pusti.
Odstranite varnost
Če želite zaščititi tak dokument, morate vedeti geslo. Morda boste na seznamu morda celo prikazani kot preverjeni lastnik dokumenta. Pojdite na zavihek Preveriti v skupini Zavarovati in kliknite na Omeji urejanje. V podoknu opravil kliknite Zaustavi zaščito in ob pozivu vnesite pravilno geslo.
